IATF16949标准解读7.5.3.2.1 记录保存.doc

IATF16949标准解读7.5.3.2.1 记录保存 记录作为公司质量管理体系文件金字塔的基石，其基石地位从数量上我们就可以强烈感受到了。人员招聘、培训、考核相关记录，供应商选择、评价、绩效监控记录，内审及管理评审相关记录，还有数量庞大的过程控制及质量检验记录，等等 那么，迷惑小伙伴们的问题来了！ 一、?????哪些需要保留记录呢？ 二、?????各种不同类型的记录保存期限如何确定呢？ 带着这两个问题，让我们共同走进IATF16949：2016补充条款——7.5.3.2.1记录保存的学习。 7.5.3.2.1?记录保存 组织应有一个确定的、形成文件的并且被执行的记录保存政策。对记录的控制应满足法律法规、组织及顾客要求。 应保存生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同或修正，保存时间为产品在现行生产和服务要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监管机构另有特殊要求。 注：生产件批准形成文件的信息可包括已批准产品、适用的试验设备记录或已批准试验数据。 标准解读： 1、??针对记录保存，公司应该编制程序文件用以规范如何对记录进行保存，包含保存的记录类型，各种不同类型记录的保存时间。在编制时，需要梳理所涉及到的法律法规、顾客要求以及组织为了自身管理所规定的要求。 2、? 16949在此条款中明确了除标准中出现“保留成文信息”字样所需要保存的记录外，汽车行业还需要保留的成文信息，即：应保存生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同或修正（注：生产件批准形成文件的信息可包括已批准产品、适用的试验设备记录或已批准试验数据。）。保存时间也给出了明确要求，即：“保存时间为产品在现行生产和服务要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监管机构另有特殊要求”。 3、??和文件类似，形成记录的数量也并非越多越好，这取决于生产产品的技术要求、工艺复杂程度、行业及客户要求、组织规模及水平、人员素质等等很多方面。但是，当标准中出现“保留╳╳╳成文信息“的字样时，此处的记录就必须要形成了。那么，IATF16949：2016中到底有多少处记录需要形成？小马老师粗略数了一下，有近40处之多。参看下表， 4、 ? 那么，各种不同类型的记录，其保存时间如何确定呢？针对与产品质量直接相关的记录，其保存时间需要考虑产品声明周期、法律法规、客户要求等方面去确定，保存时间较长。如本条款中规定的“保存时间为产品在现行生产和服务要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监管机构另有特殊要求”。另外，针对特殊特性所涉及到的相关记录的保存，客户还有更有严格的要求，如我们大家熟悉的大众D件管理所规定的“15年”，且需要双备份保存。而对于日常管理的记录，其保存时间则较短一些，一般3-5年即可。下面简单列出了一些管理类记录的保存期限供小伙伴们参考。 5、 ? 在新版的ISO9001管理体系中，已采用“保留文件化信息”代替之前的“记录”了。记录应确保真实性、可追溯性，并做好相应的标识、储存、保护、检索、受控查询、限制修改、保存期限和处置进行控制。其形态也不仅仅表现于纸质的表单记录，像储存在电脑中的数据、录音、录像、照片等也都可以作为记录的一种形式。统一称为文件化的信息。 ? ???记录作为企业运行的基础支持信息，其数量庞大，作用巨大。但只要掌握其管理重点和要害，就可实现对其游刃有余的管控。