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文件信息管理办法 文 件 编 号 版 本 号 A1 页 码 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 7 页 发 布 日 期 2021年9月 PAGE PAGE 1 文件信息管理办法 二○二一年二月 PAGE PAGE PAGE 2 目的 为规范公司各类文件的管理，统一日常行文格式和流转标准，发挥文件在公司经营和运作中的作用，规范公司日常经营管理工作中文件的编制、格式、审核、发文、收文和归档等工作，逐步实现行文高效流转以及行文规范化、标准化，特制定本办法。 文件是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。文件实行统一管理，文件的管理要做到规范、准确、及时、安全。行文部门或个人，要克服官僚主义和文牍主义。 各部门相关人员，对文件中涉及国家、政府或本公司应当保密的事项，必须严守机密，不得向他人泄露。 分类 按文件的级别来分，可分为公司文件和部门文件； 按文件的性质来分，可分为制度性文件（包括制度、规程、规定、条例、规范、办法、决定和原则意见等）和非制度性文件（包括报告、请示、备忘录、函、通报、通知和会议纪要等）。 适用范围 本办法适用于公司文件的编制、审核、收发文和归档工作； 部门文件由部门文员依据部门实际情况进行管理，可参照本制度执行。 职责 综合事务部是公司各类文件归口管理部门，负责制定文件编制的格式、文件审核、流转及归档的流程规范，负责文件在贯彻和实施过程中的协调工作。 综合事务部行政文员负责公司文件的呈批、落实、督办与催办；负责公司内部流转文件的格式拟定，以及内部流转文件的复审；负责做好公司文件收发文的登记、传递、归档、立卷等工作；负责保管与监督公司文件。 部门文员负责部门文件的呈批、落实、督办与催办；负责做好部门文件收发文的登记、传递、归档、立卷等工作；负责保管与监督部门文件。 文件页面及字体要求 文件页面设置：天、地头（上、下白边）各2.54cm，左、右边（左、右白边）各2.8cm；文件标题居中排列，标题字体采用宋体或黑体二号加粗，在制度名称下以黑体二号字体空八行，标注最新发布实施的时间，其字体采用黑体四号加粗；页脚页码居中；正文字体采用宋体小四号；段落以多倍行距，1.25倍； 在页眉中绘制长型方框，所包含三个信息板块，左边标注公司LOGO；中部上下行分别为公司名称及制度名称；右边板块从上至下依次为：文件编号、版本号、页码和发布日期，其中文件起始版本号为：A0，第一次修编版本号为：A1，依此类推。页码须标注为第X页 共X页，文字宋体小五号。发布日期为第一次发布日期。 规章制度编制要求 公司规章制度要按标准格式统一编制，编号要求为：公司代码－部门代码－类别－顺序号。其中类别代码简称如下： 制度/流程 表单/标准格式 流程 Z/L B L 例： 综合事务部编制的《宿舍管理规定》编号为：WR-ZH-Z25 与其相关的表单编号为：WR-ZH-Z25-B01 流程按部门类别实行独立编号为：WR-ZH-L01 制度表单的编号位置为页眉右上角，居右小五号字加粗。 制度项目符号和编号标准为：多级符号。 公司制度性文件编制详见《制度管理流程》（见流程图16） 常规文件编制要求 编号方法为：公司代码－文件类别代码－部门代码－年度－顺序号。 公司中文代码简称为：伟仁地产；公司英文代码简称为：WR；一般用文件开头两字的大写英文作为文件的类别代码，常用文件类别代码简称如下： 呈文 合同 招标 会议纪要 通知 CW HT ZB HY TZ 部门代码简称如下： 部门名称 中文简称 英文简称 部门名称 中文简称 英文简称 财务部 财 CW 综合事务部 综 ZH 营销部 营 YX 商管部 商 SG 工程部 工 GC 成控部 成 CK 采购部 采 CG 例： 综合事务部呈文类文件编号为：WR·CW-ZH-2011-01 发文 发文包括公司对外、对内发送的请示、报告、公函、说明、协议等。 公司对外发文 对外正式发文的编号为：公司代码（湘伟房字）－年度-顺序号。 公司对外发文，应按公司《正式发文格式》（附件6）由综合事务部起草拟文，拟写文件一律用A4纸（图纸及有特殊要求的除外），拟稿时采用打印稿件，注意文体，语句通顺，字迹清晰，拟稿人签名及签注日期，并填写《文件审批单》（附件7），经综合事务部负责人审核签字后提交分管副总复核、总经理批准后交行政文员编号、登记和发送；如有必要送有关部门会签的，相关部门会签后再送报分管副总复核，总经理批准，最后提交行政文员编号、登记和发送。 对收文单位的文字用语应统一口径。向上级的请示、报告等，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个或几个上级单位的用“抄报”，对同级或下级则用“抄送”。 公文如有附件，应注明附件