人事档案管理制度.doc

人事档案管理制度 一、人事档案管理的基本原则： 1、人力资源负责本公司员工的人事档案归口管理，建立、整理、保存、接转本单位人员的的人事档案。 2、人事档管理实行专人负责制。人事档案管理必须严格保密，确保档案资料的安全。 3、各子公司部门经理级及以上管理人员必须在集团人力资源管理部门备案。 二、档案资料分类： 1、一级档案：是员工被公司录用进入试用期时递交的人事档案材料，主要包括：员工简历表、面试记录资料、本人身份证、最高学历证、职称证、户口本。 2、二级档案：为员工转正后的任职情况资料、培训情况资料、工资待遇资料；鉴定、考核材料；奖励和处分材料；学历、职称变化资料、及其它具有参考价值的材料。 三、归档要求： 1、一级档案中，除员工应聘、面试记录资料为原件，其它均应为复印件； 2、二级档案中凡公司内部形成的有关材料均为原件，员工获得学历或职称考试，参加学习培训或各种会议等外部活动形成的档案材料可以用复印件存档。 3、归档材料应做到完整齐全，文字清楚，对象明确，有承办单位或本人签字。 4、归档的材料须经各单位或组织机构审查盖章或本人签字，应盖章后方能归档。 5、归档的档案，一般使用A4规格的办公纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝、黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 6、归档材料应编排有序，目录清楚。对不符合归档要求的材料不进行归档。 四、人事档案管理规定： 1、员工进入公司工作，人力资源部有责任为其建立相关人事档案。 2、员工的人事档案，每人一份，按单位和部门归档。 3、新员工在经过面试、复试，办理完入职手续后进入试用期，从进入试用期之日起，为该员工正式建立个人人事档案，并检查该员工一级人事档案资料是否完整，如有缺漏，应提醒员工本人及时补齐，有特殊情况应做出书面解释附在本人档案资料中。 4、员工试用结束、办理转正手续后，员工转正审批的各项资料，要及时存入该员工档案中。 5、员工终止聘用关系，员工要按正常程序办理离职手续，人力资源管理部门要核对、整理本人档案材料，在人事档案袋上加注“离职员工”字样及离职时间，将该档案另行存放，并至少保留一年以上。部门经理以上人员离职后，其档案资料至少保存两年。 6、人力资源管理部门的人事档案管理员要负责对正式员工的二级档案的收集，整理工作，主动和各有关部门协调好员工二级档案资料的收集工作，使人事档案材料及时完成归档。 7、人事档案柜的钥匙必须有专人保管，管理人员不准向无关人员谈论、泄露员工人事档案中涉及个人秘密的内容。 五、人事档案的借阅规定 1、各部门因工作需要需要借阅人事档案时，可办理档案借阅手续，经人事行政总监批准方可借阅。 2、本公司员工档案只限部门经理级及以上领导借阅，经理级及以上管理人员档案只限分管领导、董事长借阅，各分公司档案只限总监级级以上管理人员借阅。 3、借阅档案人对被查阅档案资料负保密责任。 六、档案的销毁 1、人力资源部销毁档案时，档案保管员应事先填制《档案销毁记录表》，并报董事长 （总经理）批准后方可销毁。 2、销毁时要指定专人负责监销，防止档案遗失和泄密。 3、已销毁的档案要在“宗卷目录”上注明“销毁”，监销人应在《档案销毁记录表》上签字，并注明销毁日期。