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客户投诉管理办法
为了对市场和顾客的需求变化能够早期预警, 并能迅速做出相应的反应,处理顾客投诉案件,加强 自身控制和纠错能力,维护公司信誉,促进品质改善与售后服务,提高顾客满意度,特制订此通知。
、顾客投诉分类:
、非品质异常投诉发生原因(指人为因素造成)
、品质异常投诉发生原因。
、《客户投诉记录表》编码原则:
年度(XX)月份(XX)流水编号(XX)
编号周期以年度月份为原则。
、处理分工:
、销售分公司和市场部
详查投诉产品之订单编号、原料、数量、交货日期、不良品数量
了解顾客投诉要求及投诉理由。
协助顾客解决疑难或提供必要参考资料。
迅速传达处理结果。
投诉案件的登记,处理时效管制及逾期反映。
投诉改善方案的提出、执行效果跟踪和确认。
、主管副总经理
监督投诉案件的调查、上报及责任人员的确定。
投诉改善方案的审核及效果确认。
主持与客户接洽投诉调查及妥善处理。
、总经理
投诉内容的审核。
处理方式的确定及责任归属之判定。
、生产部门
针对投诉内容详细调查,并拟定处理对策及改善执行。
投诉品质量检验确认。
三、顾客投诉处理流程:
、销售分公司人员接到顾客投诉时,应热情接待了解投诉内容,并首先判定责任发生单位。 若本公司为责任方,应即查明有关资料(订单编号、料号、交货日期、数量、不良品数量)、 顾客要求及交货金额等各项目。
能够马上解决的问题应立即进行协调和解决,给顾客一个满意的答复。
不能马上答复顾客的问题,须安抚顾客情绪的同时立即致电销售分公司, 请求批示,回 复顾客。然后再将情况记录在《顾客投诉记录表》上。
若顾客对回复不满意,则应告知顾客十五天内给予答复,并最大程度地留住投诉产品, 将此表连同投诉样品,送交市场部。
2、市场部接到《顾客投诉记录表》后,分析投诉原因、判定责任归属部门及确定处理对策。 待顾客同市场部和销售分公司人员共同商讨解决办法后,市场部填制《顾客投诉处理表》 。
最后由主管副经理作出批示。
3、 经核签的《顾客投诉处理表》第一联由市场部留存,第二联送销售分公司留存。
4、 市场部每年6月和12月的前10日汇总半年来的投诉处理情况,会同加工单位、销售分公 司经理判定责任归属并讨论各投诉项目,改善对策及处理结果。
5、 销售分公司不得超越权限向顾客做任何处理答复、协议或承认, 只应对《顾客投诉处理表》
中批示事项答复顾客(不得将《顾客投诉处理表》影印件送客户) 。
6、 投诉内容若涉及其他公司或原物料供应商等责任时,由主管副总经理会同市场部等有关部 门共同处理。
7、 投诉处理实行首问负责制,即谁受理谁负责。
四、投诉案件处理期限:
15天,国外
15天,国外18天内处理
5天,市场部7天(如果涉及到加工
、各单位投诉处理作业流程处理期限如下:销售分公司
单位,则其中加工单位的处理期限是 2天)。
五、投诉审核:
1、 各公司在接到通知之日起,须在公司备有《顾客意见簿》,方便顾客对本公司产品的监督与 投诉。
2、 各专卖店必须将顾客投诉记录在案,不能有瞒报、漏报、谎报的行为。销售分公司与市场 部将不定期对顾客投诉进行核对。如发现专卖店对顾客的投诉置之不理或顾客有二次投诉 的现象,将对相关责任人进行处罚。
六、投诉责任人员处分及罚扣金额:
1、 投诉罚扣责任归属,加工单位以各班组为最小单位。未及明确归属班组单位时,归属至全 厂。
2、 业务部门、服务部门以归属至个人为原则,未能明确归属个人时,归属至区域专卖店或分 公司。
3、 罚扣方式:1.凡属于产品问题,经责任归属后,予以处理;2.属于非产品问题,由销售分 公司负责处理。以上情况,凡情节严重的,呈总经理核批后,由总经理办公室公布。
客户关系的管理已经成为现代企业保持和提高市场份额, 赢得竞争优势的重要手段。而客户投
诉的处理,则是客户关系管理中的重要内容。 处理好客户投诉,是增加客户信任、促进再次购买和 实现良好人际传播效应的有效途径,也是提升企业美誉度的最佳机会。
中国有句古话叫“不打不相识”,一见钟情式的爱情不会永远牢固。 只有经过反复,得到烈火 的历练,关系才可能得到升华。我们不要怕客户投诉,就像冲突管理已经成为一种重要的管理技巧 一样,一定的问题的发生可能会成为我们与客户增进关系的重要手段, 从而促进企业美誉度在人际
传播方面的良好效果。
需要注意的是,客户投诉的处理,是从售前就已经开始了的。也就是说, 很多的客户问题是可 以得到避免的。这包括业务人员要增加对产品的了解, 提醒客户产品使用的注意事项,以最易于理 解的方式向客户提供使用及保养说明书等。
一旦发生的客户投诉,则一定要把它看成是与客户交流的良好机会。 对投诉的处理一定要及时,及 时会让客户感到自己的问题得到了重视。 及时地到达问题现场和及时地给予回复, 是解决客户投诉 的第一步
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