办公室作业指导书 办公用品管理作业指导书.doc

办公室作业指导书 办公用品管理作业指导书 办公用品管理作业指导书 办公用品管理作业指导书 1.0 目的 为使办公用品管理合理化，严格控制办公费用，同时满足工作需求，特制定本作业指导书。 2.0 范围 适用于本公司办公用品的管理。 3.0定义 3.1低值办公用品：指为完成工作任务，所需要配置的办公文具及办公消耗品 等，例如签字笔、笔芯、曲别针、大头针、纸张类等，属部门提请的需求计划品； 3.2办公用工具：主要指订书器、计算器、打孔器等小型办公工具 ；属非计划用品； 3.3办公高价值消耗品：硒鼓、墨盒等办公室打印设备的耗材；属非计划用品； 3.4办公设备适用公司固定资产相关管理规定之约束，不受本规定之约束； 4.0 职责 4.1 各部门经理负责本部门办公用品的签字审核工作，负责组织制定和签批本 部门每月的办公用品需求计划； 4.2 行政部负责人负责签批经各部门经理签字审核的“办公用工具”类的领料 手续； 4.3 网络部负责签批经各部门经理签字审核的“办公高价值消耗品”的领料手 续，并监督硒鼓、墨盒耗用情况； 4.4 总经办负责审核各部门的《办公用品需求计划表》，汇总需求数据，编制《办 公用品需求汇总表》及监督检查公司办公用品使用情况； 4.5库房负责将《办公用品需求汇总表》，在减除库存后，在U8系统中录制请 购单；保管工作、发放工作； 4.6采购部负责依据办公用品的U8《请购单》，组织采买工作； 4.7公司全体人员均有保护、合理利用办公用品的责任与义务； 5.0 内容 5.1 办公用品的计划与申请 5.1.1办公用品实行按月申请，各部门于每月25号前提出下月办公用品需求计 划，并填写《办 公用品需求计划表》，报部门经理审批后交总经办。 5.1.2 总经办将批准的各部门《办公用品需求计划表》汇总后形成《办公用品 需求汇总表》，并计划一定的库存量，交由总经办主任审核执行。 5.1.3如因特殊情况或新增人员需要临时申请办公用品，应填写《办公用品申 请单》并注明原因： 5.1.3.1低值办公用品由部门经理签批即可申领； 5.1.3.2办公用工具，需由部门经理审核后，经行政部负责人签批，方可申领； 5.1.3.3办公用高价值消耗品，需由部门经理审核后，经网络部签字，方可申 领。 5.1.4 经总经办主任批准的《办公用品需求汇总表》转交库房。库房负责在减 除库存后，在U8系统中录制办公用品请购单。 5.1.5采购部负责按照U8系统请购单进行采购。 5.2办公用品的采购 5.2.1 采购部负责选择办公用品的定点供应商，并对供应商实施合格评审和管理。 5.2.2 采购部接到U8系统审批后的《请购单》，应在7个工作日内将办公用品 采购齐全，否则，应提前知会各部门。 5.2.3 采购到货的办公用品由相应库房库管员依据请购单进行验收，并办理采购入库手续； 5.2.4采购部按公司费用报销等相关规定，办理结算、存档等事宜。 5.3 办公用品的发放 5.3.1每月计划的办公用品由库房相关库管员在每月15日统一发放。 5.3.2库管员按照《办公用品需求计划表》或《办公用品申请单》进行发放， 并由领用部门或人员在相应出库单中签字确认。 5.3.3库管员每月应对办公用品的申请与发放情况进行统计，并于每月底汇同 库房主管一起对办公用品的库存进行盘点，填写每月《办公用品月度耗 用统计表》，上报至总经办主任。 5.4 办公用品费用控制 5.4.1办公室全体管理人员的低值办公用品不设费用金额限制，由部门经理本 着节约使用、降低部门运营费用的原则，合理提请月度办公用品需求计 划。 5.4.2网络部负责监督检查硒鼓、墨盒的使用情况；使用部门负责做打印记录 的登记；每月网络部需定时统计各部门硒鼓、墨盒的实际耗用与打印记 录的对比情况，得出当月硒鼓、墨盒消耗是否正常的结论。 5.5 办公用品的回收与损坏赔偿 5.5.1 办公用品分为可回收类和不可回收类两种： 1）可回收类： 指有一定使用期限的非消耗品，如计算器、打孔夹、齐心长夹、订书机、打孔机、剪刀、钢直尺、书架、公文袋、笔套等。 2）不可回收类： 指使用过程中会产生损耗的用品，如告示贴、笔芯、信笺纸、软抄、墨盒、复印纸等。 5.5.2 可回收类办公用品领用时要以旧换新，员工离职时，可回收类办公用品应退还公司。 5.5.3 员工遗失或损坏可回收办公用品应照价赔偿。 6.0 相关文件 无 7.0 记录 7.1办公用品登记记录表； 7.2办公用品申请单； 7.3办公用品需求计划表； 7.4办公用品需求汇总表； 7.5办公用品月度耗用统计表； 办公室作业指导书 办公用品管理作业指导书 作业步骤：