公文寫作講習.ppt

國立高雄第一科技大學 公文寫作講習 歐淑慧 980211 處理公務的文書 令 呈 咨 函 書函 公告 開會通知 簽 公務電話紀錄 手令或手諭 報告 箋函或便箋 證書 呈：對總統有所呈請或報告 咨：總統與立法院、監察院 函：各機關間、人民與機關間 書函：公務未決階段需磋商、徵詢 公告：各機關對公眾有所宣布 簽：機關內部 基本用語 期望語 引述語 稱謂語 期望語舉例 主旨：（敘明目的），（期望語）。 主旨：○○○○○○○○○，請核示。 類型 簽與函 上對下 下對上 平行 簽之期望語 請　核示：提出擬辦意見簽核 請　鑒察：將辦理情形簽報長官瞭解 請　鑒核：簽報長官瞭解含有請示之意 請　鈞參：提供長官參考 請　鈞（核）閱：檢陳有關資料請長官過目 函之期望語 對上級機關或首長 請　鑒核 請　鑒核備查 請　核備 對下行機關 希　查照 希　照辦 希　切實辦理 希　辦理見復 希　查照轉告 希　轉行照辦 對平行機關 請　查照 請　查照辦理 請　惠予辦理 請　查照見復 請　查照辦理見復 請　查明見復 請　惠復 請　查照轉告 引述語 引述有關機關意見或規定 形式 引述其意 依○○○函(或規定)略以：(說明其大意) 引述原文 依○○○函(或規定) ：「照錄原文」 不必要者用刪除，如「…○○○…○…」 引述語舉例 稱謂語 上級對下級：貴 下級對上級：鈞、鈞部、鈞長，大(無隸屬) 平行：貴 自稱：本 機關對人民：先生、女士或台端 行文數機關或單位時：貴機關或貴單位 文中再次提及時：該機關 經辦語 附件語 主旨段 檢陳：對上級機關或首長 檢送：對平行及下級機關 說明段 檢附○○○ 小地方真的重要 簽稿不宜以剪貼方式 文稿如有添註塗改須於添改處蓋章 獨字不成行，獨行不成頁 記錄 / 紀錄 請記錄相關意見 …會議紀錄 （紀錄：○○○) 計畫 / 計劃 E世代人才培育計畫 本校計（規）劃圓夢助學方案嘉惠學子 請 鑑核 →請 鑒核 簽 學校內部對某一案件的處理意見 為處理公務，就案情做相關查證後，對主管報告 依專業職能研擬處理方案供主管為決策參考依據 立場 代表單位（組織規程所列） 請以本處、本中心、本館、本室 勿以「本組」字眼 簽之撰擬 主旨 扼要敘述目的與擬辦，不分項1段完成 說明 案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之利弊、後果、影響分析等 擬辦 應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列 一段式 主旨不宜太長，以不超過60字為原則 內容應包括案由、擬辦、期望語 二段式 三段式 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請　核示。 說明：據本校總務處統計，本校公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。 擬辦： 　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。 　二、本校行政人員均須參加，總共○○人。 　三、講座擬聘請富實務經驗且具專業素養之○○○擔任。 　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。 公文稿 代表學校立場與校長的身分 遣詞造句用字須審慎斟酌 例如： 本校 本校○○學院 本校○○學院○○系所… 公文函稿之性質 主動 係承辦人員據公務需要主動擬稿 被動 回復 轉知 擬辦復文或轉行之稿件 來文機關之發文日期及字號敘入俾便查考 如有需要 請摘敘來文要點 無法摘敘時，可列為附件 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字以「○○」表示 函稿撰擬方式 先簽後稿 簽稿並陳 以稿代簽 一、先簽後稿 性質 訂（修）定法規 或重大興革 重大人事與經費 涉及決策尚無結論 須先行簽請核示，再據以擬稿發文者 簽：主旨、說明、擬辦三段式 函稿：陳核時須檢附「簽」影本供參 二、簽稿併陳 性質 文稿內容須做說明、分析或限期辦理 不涉及決策或須請示之案件 將簽與文稿同時陳閱提升公文處理效率 應在稿面右上角註明「簽稿併陳」 三、以稿代簽 性質 一般案情簡單或例行承轉案件 不涉及決策或須請示之案件 直接辦稿陳核 應在稿面右上角註明「以稿代簽」 公文函稿 一段式：「主旨」一段完成 二段式：主旨、說明 / 辦法 三段式：主旨、說明、辦法/建議/請求 如何寫函稿的「主旨」 說明函的目的與期望 力求具體扼要不超過50字 緊接段名冒號之下書寫，不分項一段完成 末加期望語：上行、平行、下行 函之期望語 對上級機關或首長 請　鑒核 請　鑒核備查 請　核備 對下行機關 希　查照 希　照辦 希　切實辦理 希　辦理見復 希　查照轉告 希　轉行照辦 對平行機關 請　查照 請　查照辦理 請　惠予辦理 請　查照見復 請　查照辦理見復 請　查明見復