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档案管理的基础知识;

一、档案

;文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。

资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。

全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。

归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。

;保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）

档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。

档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。

;二、档案工作;档案工作;◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。

◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。

◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。

;三、档案整理;3.档案整理的方法;一、整理依据;文书档案管理;1、机关文件材料归档范围;（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机

关的文件材料。下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材

料。;1、机关文件材料不归档范围;（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；;（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。;文书档案管理;1、永久保管的文书档案主要包括;(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

;2、定期保管的文书档案主要包括;（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；;（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。;三、归档文件分类;文书档案管理;（5）文件正本与不同稿本（如征求意见稿、定稿等）一般为一件，较厚时可以各为一件；

（6）会议记录：同一年度的不同性质（如党委会、行政办公会、职工会议、中心组会议）的会议记录各自作为一件。;文书档案管理;实践中，在遵守上述原则的前提下，最简单的排列方法就是：在同一年度的同一保管期限内按文件字号规律排列。;文书档案管理;档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。

全宗号：各单位代号；

年度：即文件形成年度；

保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10；

件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。;文书档案管理;文书档案管理;编目，即著录。请示与批复为一件时，只对批复进行编目。

1.全宗号：各单位代号。

2.年度：指归档文件文件的形成年度（如2002，2003），要求写全。

3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其代号或是年限。

4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。;5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。

6.题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[]”以示区别。如任免通知[XX，XXX]，或通知[关于加强劳动纪律的通知];7.责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称。

8.主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。

9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，

10.页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。;11.份数：一般归档文件只保存1份，利用频繁或非常重要的可以保存