合同管理操作手册样本.doc

合同管理操作手册

TOC\o"1-3"\h\z\u一、基本资料 2

1、合同类型 2

2、款项性质定义 3

3、合同类型数据授权 4

4、合同类型数据授权 5

5、事务类型 5

二、合同定义 6

1、拟定合同 6

1、合同登记 8

2、合同数据授权 14

3、付款筹划 15

4、合同变更 16

5、合同付款 17

7、合同索赔 20

8、开票信息 20

9、合同事务 24

三、报表与分析 24

1、合同台帐 24

2、项目合同汇总 25

3、合同份类汇总 27

一、基本资料

1、合同类型

功能：对公司合同进行分类管理：承包合同、采购合同、劳务分包合同、虚拟采购合同等等并可指定合同成本科目

操作办法：打开合同类型，点击新增，输入分类名称，设立合同类别成本科目，(设立成本类型后来，软件会自动将合同金额归集到相应成本上。)保存既可

2、款项性质定义

功能：款项拨付过程中，普通有预付款、进度款、到货一次性付款和尾款等类型，可在此定义。

操作办法：打开款项性质定义，选取收入类或者支出类，点击新增，输入收款款项名称保存既可

3、合同类型数据授权

功能：合同变更类型定义

操作办法：：打开变更类型，点击新增，录入惯用合同变更类型即可。

4、合同类型数据授权

功能：将不同类型合同对不同对象进行授权，可以按照角色、部门、人员等进行权限设立，权限也区别读写，按合同类型授权之后，该类型下所有合同，均可查阅或者修改。

操作办法：打开合同类型数据授权，选取需要授权合同分类，点击生成，在弹出选取中，选取授予种类，系统提供三种选取，角色，部门，人员。，在弹出选取框中打对勾，拟定既可，在操作权限处设定读输出/或者写权限

5、事务类型

功能：合同事务类型定义

操作办法：：打开事务类型，点击新增，在弹出界面录入惯用合同事务类型保存即可。改数据会被合同事务模块调用。

二、合同定义

1、拟定合同

功能：对需要进行审批才干正式生成合同，软件提供编辑记录功能。此模块可以关联审批流程进行流转，一点审核通过可点击生成按钮，生成一份正式合同。

操作办法：进入拟定合同模块，选取右边合同分类拟定拟定合同类型，然后点击新增按钮，这是弹出拟定合同编辑界面。

录入拟定合同名称，编号等有关信息保存即可。如果关于附件可以再合同附件里边进行保存。

如果草拟合同在实际业务中有关细节都与对方确认并且订立正式合同后，可在此模块点击审核按钮后，看到生成合同按钮放开，这是点击就可生成正式合同，有关数据就会记录到有关报表中。

1、合同登记

功能：维护所有收入、支出合同信息，可以在本功能菜单中直接录入合同，也可通过“拟定合同”生成，记录合同所有信息，如：甲方、乙方、合同所属项目、金额、税率、合同类型、维保金以及合同文本电子版，同步，也可以对支出合同进行各种项目分摊，合同执行过程中合计批准金额和合计收入、拨付金额，也会在合同登记信息中反映。

操作办法：打开合同登记，选取1个合同类别，点击新增，在弹出合同编辑框中，输入合同名称，甲方、乙方、合同所属项目、收支标记，合同属性合同金额等，如有附件可将附件上传到系统中

其中单价合同与总价合同区别，总价合同是可以手动填写合同金额；单价合同是不能录入合同金额，系统会依照关联采购单据产生费用金额自动反填进来

上图中红色标记必填写项。合同编号、合同名称、甲方、乙方、收支标记、项目编号、合同类型、运营单位、地区编码、合同金额、开票类型都为必填写项。如果不填写，不容许保存，系统会提示。

合同编号：合同统一编码，如果不填写，系统会自动生成一种编号。

合同名称：合同名字，哪个项目合同。

甲方、乙方：签定合同双方，通过下拉箭头选取库中单位

项目编号：通过下拉箭头选取是哪个项目合同

收支标记：标注这个合同收支状况。如果是总包合同，就选取收入合同；如果是分包、采购等合同，就是支出合同。

合同类型：点下拉箭头选取该合同是属于哪种类型，如总包合同，还是分包合同

运营单位：即是合同乙方，通过下拉箭头选取，操作和选取乙方同样

合同金额：签定合同价款，输入数字。

开票类型：点下拉箭头选取所开发票类型

在合同登记中其她资料里边可以录入详细订立时间。

在合同登记中质保资料，里边输入质保金比例或者金额，详细商定到期时间（其中时间确认后，合同质保金到期时软件会在今日提示与合同登记界面进行提示。）

输入完以上信息后，点下图中“合同附件”

点上图中“新增”增长合同电子文本，或者是扫描件

然后选取合同关于文献，点打开挂到系统中。

2、合同数据授权

功能：针对指定合同进行权限设立，可以迅速按照角色、部门、人员对合同设立读或写权限，与项目权限可以配合使用，系统中有“与否以