档案管理规定_2.docVIP

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制度管理控制表

制度名称

档案管理规定

制度编号

****0600-2013

版本

新订

/修订

编写

部门

审核

分管领导审核

签发人

签发日期

年度评估时间

2010

新订

2010.5.12

2011.5.18

2013

修订

2013.8.22

2014.8

本次修订原因

根据工作实际，总结档案管理存在的问题和不足，改进原有制度中不尽完善之处。

本次修订主要内容

1.此次修订增加了“文件材料的管理”条款和附件：“总部文件材料归档范围、移交及归档责任人”；增加了第四条款“5.负责公司照片、声像档案在形成、收集、整编过程中的专业指导和保管”。

2.将原制度中第六条：“管理和利用”分拆成“档案保护管理”和“档案利用管理”两个独立条款并作了相应修改。

3.删除了在公司保密制度中已有要求的第七条款“档案保密管理”和第九条款“责任追究”。

解释部门

办公室

档案管理规定

一、目的

规范和加强公司档案管理工作，保证档案的完整、规范、系统与安全，提供准确、快捷、全面的档案服务。

二、适用范围

适用于公司各部门、单位。

三、管理原则

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，档案实体谁形成、谁主管、谁负责。

四、管理职责

（一）公司档案管理部门职责

1.负责公司档案工作统筹规划，组织协调，制度制订，监督和指导所属单位档案工作的开展。

2.负责对公司总部在公务活动中形成的档案资料进行收集、整理、立卷、著录、归档和保管。

3.负责公司档案管理网络应用系统的建立与完善，档案信息资源的开发、利用。

4.负责在建项目前期档案材料的收集、整编，并向项目单位移交；组织在建项目工程竣工档案验收。

5.负责公司照片、声像档案在形成、收集、整编过程中的专业指导和保管。

（二）各部门、办事处职责

负责对本部门所辖业务开展过程中形成的、具有保存价值的相关文件资料进行收集、整理，重大活动和会议所产生的文件随办随归档，其他一般性文件资料每年五月份以前向本部档案室移交。

（三）各单位职责

负责对本单位重大活动和会议所产生的文件资料；综合性文件资料；生产运营文件资料收集、整理、归档、保管和开发利用。

五、文件材料的管理

（一）文件材料的归档范围和归档时间

反映公司主要业务活动和基本历史面貌的各类文件材料均属于收集、归档范围（详见附件:总部文件材料归档范围、移交及归档责任人）。

归档时间主要分定期归档和随办随归两种。

（二）文件材料的形成

1.公司重大会议、上级领导视察形成的文件材料(含原始会议纪要、记录、照片、录音等特种载体材料)：

会议经办人对此类文件材料的形成、汇总负责，经会议承办部门（单位）负责人审核后于七个工作日内将材料移交档案室。

2.非协同平台中流转的文件材料：

总部各部门(中心)未在协同平台中流转的文件材料（含各专业对口的政府、行业主管部门及上级单位直接寄达部门或个人的文件材料）。应将办毕的文件材料原件及领导签字的办文处理纸一并移交档案室归档。

上级部门出版的内部情况通报、简报、信息等对本公司有直接指导意义的文件材料由办公室公文处理人员统一登记并归档。

3.通过协同平台流转的文件材料：

凡总部部门（中心）在协同平台中流转的收发文、呈批呈报、请示报告及规章制度在完成网上流转后（即档案室点击归档后），由经办人员对该文件及文件签批单打印出纸质件，套红盖章后交办公室公文处理人员统一保管。

4.出差、学习、考察形成的文件材料：

公司领导在此类活动中形成的文件材料（含照片、电子文件、录音等特种载体材料）由秘书负责在一个月之内收集整理交档案室归档；总部员工在此类活动中形成的文件材料其报帐环节归档。

六、档案保护管理

（一）档案存放应依据档案载体选择装具，底图不宜折叠，磁性材料应选择防磁设施，重要档案应异地备份。

（二）档案入库前应去污消毒，受损档案要及时修复补救，对于易损制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

（三）档案库房应保持干净整洁，具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害气体、防有害生物等保护功能。

（四）库房温度应控制在14～24°，湿度应控制在45%～60%，并有温湿度表计监控。

（五）库房设备运转情况要定期检查，并及时排除隐患。

（六）库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符，档案数量发生变化时应记录说明。

七、档案利用管理

（一）档案整编过程中著录、标引应规范、科学。

（二）加强档案检索系统建设，具备手工检索系统和计算机检索系统两大类，及时、有效、快捷地提供档案信息资源。

（三）根据公司保密规定，设定利用者权限，对于超越权限的利用需报请相关领导审批。

（四）档案利用可采取直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式，利用档案应按规定进行登记。

（五）档案室宜对库藏档案信息资源进行综合整理、分类汇总，形成专题