书面和口头沟通的区别.pptx

书面和口头沟通的区别

汇报人：

2023-12-19

引言

书面沟通的特点与优势

口头沟通的特点与优势

书面和口头沟通的区别与联系

书面和口头沟通的适用场景与注意事项

提高书面和口头沟通能力的方法与技巧

目录

引言

沟通是信息交流和意见交换的过程，涉及到语言、文字、表情、姿态等多种形式。

沟通定义

沟通对于人际关系的建立和维护、工作的顺利开展等方面都具有重要意义，良好的沟通能够提高工作效率，增进彼此理解。

沟通的重要性

指通过文字形式进行的信息传递和交流，如邮件、信件、报告等。

指通过口头语言进行的信息传递和交流，如面对面的交谈、电话、视频通话等。

口头沟通

书面沟通

书面沟通的特点与优势

定义

书面沟通是指通过书写的方式进行信息交流和意见交换的过程。

形式

包括信件、邮件、报告、合同等书面文件。

书面沟通可以节省时间和精力，避免重复劳动，提高沟通效率。

提高效率

书面沟通可以加深对信息的理解和记忆，因为阅读和写作都需要思考和加工信息。

增强记忆

书面沟通的信息可以长期保存，方便随时查阅和回顾，有利于工作的连续性和可追溯性。

易于保存和查阅

书面沟通可以避免口头沟通中的误解和歧义，确保信息的准确传递，有利于建立良好的工作关系和信任。

降低误解和歧义

口头沟通的特点与优势

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口头沟通的形式包括面对面的交谈、电话、视频通话、会议等。

口头沟通是指通过语言、声音和表情等非文字形式进行的信息交流和沟通。

即时性

口头沟通可以即时反馈，信息传递迅速，双方可以及时交流和理解对方的意图。

建立信任

口头沟通有助于建立信任关系，通过面对面的交流和互动，双方可以更好地了解彼此，建立良好的人际关系。

促进合作

口头沟通可以促进双方的合作，通过有效的沟通和协商，可以达成共识，共同解决问题。

提高效率

口头沟通可以快速传递信息，避免文字传递的延误和误解，提高沟通效率。

增强表达能力

口头沟通可以锻炼表达能力，提高语言组织和表达能力，有助于更好地表达自己的观点和想法。

书面和口头沟通的区别与联系

沟通方式

书面沟通主要通过文字、符号、图表等形式进行，而口头沟通则通过语言、声音、表情等方式进行。

信息保留时间

书面沟通的信息保留时间较长，可以长期保存，而口头沟通的信息保留时间较短，容易遗忘或丢失。

信息准确性

书面沟通的信息准确性较高，因为信息发送者有足够的时间来编辑和校对信息，而口头沟通的信息准确性相对较低，因为信息发送者没有足够的时间来仔细考虑每个细节。

信息传递方式

书面沟通的信息传递是单向的，信息接收者无法直接与发送者互动，而口头沟通的信息传递是双向的，信息接收者可以随时向发送者提问或反馈。

互补性

书面沟通和口头沟通各有优缺点，它们可以相互补充，以满足不同的沟通需求。例如，在需要长期保存信息或需要精确传达信息时，可以使用书面沟通；而在需要快速传递信息或需要与对方互动时，可以使用口头沟通。

相互转化

书面沟通和口头沟通可以相互转化。例如，口头沟通中的一些重要观点或建议可以记录下来，以书面形式发送给对方；而书面沟通中的一些复杂或抽象的概念可以通过口头解释来帮助对方更好地理解。

共同点

书面沟通和口头沟通都旨在传达信息、建立联系和解决问题。它们都需要清晰、准确、及时地传达信息，以促进有效的沟通和合作。

书面和口头沟通的适用场景与注意事项

书面沟通适用场景

适用于正式、规范、需要保留沟通记录的场合，如商务合同、法律文件、政策文件等。

口头沟通适用场景

适用于非正式、即时、互动性强的场合，如日常交流、会议讨论、电话沟通等。

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保留记录：保留书面沟通记录，以便后续查阅和核对。

口头沟通注意事项

语气和措辞：注意语气和措辞，避免使用过于直接或冒犯性的言辞。

提高书面和口头沟通能力的方法与技巧

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避免语法和拼写错误

仔细检查你的写作，确保没有语法和拼写错误，以免给读者留下不好的印象。

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清晰简洁的写作风格

使用简洁明了的语言，避免使用复杂的词汇和句子结构，以便读者能够快速理解。

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组织良好的结构

在写作之前，先制定一个清晰的结构，包括引言、正文和结论，以便读者能够更好地理解你的观点。

清晰表达

倾听和理解

非语言沟通

避免情绪化

在口头沟通中，要倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和感受，以便更好地与对方进行交流。

在口头沟通中，除了语言之外，还要注意非语言沟通，如面部表情、肢体语言等，以便更好地传达你的意图和情感。

在口头沟通中，要避免情绪化，不要因为情绪激动而失去控制，以免影响沟通效果。

在口头沟通中，要清晰地表达你的观点，避免使用模糊或含糊不清的语言。

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