文字录入与编辑实训教程 第2版 课件 第5章 中文文档训练营 任务三 公文类通知的录入.ppt

第5章中文文档训练营任务三公文类通知的录入任务情境时至年底，治安形势严峻。近一段时间以来，县里一些单位和乡镇在机关值班和安全保卫方面出现一些问题。有的单位平时不安排值班，公休日、节假日期间更是无人在岗，值班制度形同虚设；有的单位领导不带班，只有一般工作人员守摊子；还有的单位连值班室、值班电话都没有设立，有些单位和乡镇安全保卫工作制度不落实，管理松懈，导致发生入室盗窃等问题。针对这些情况，县委办公室、人民政府办公室就进一步加强值班、做好机关安全保卫工作提出了具体的要求。林春蓉在县委办公室上班，现领导要求她代拟一份《关于加强机关值班、加强机关安全保卫工作的通知》。任务分析⒈工作思路（公文类）通知是使用频率最高的应用文文种之一。书写要符合公文格式的写作要求。先要明确写发此通知的目的和通知内容所适用的范围、对象，然后作出具体规定。要做到条理清晰，要求明确。写好草稿后，用Word软件录入计算机，并按规范排好版，打印出来，并印发到各个抄报或抄送单位。任务分析⒉注意事项⑴写通知，条理要清楚，通知事项要具体明白。⑵要注意词义的轻重及适用范围。如通知中常用的“遵照、按照、依照、参照”等词，这些词都是表达“依据”的意思，但其词义的轻重及适用范围不同，使用时应掌握分寸。一般来说，非常重要的文件，用“遵照”执行；较为重要的文件，用“按照”或“依照”执行；需要学习或借鉴经验的用“参照”执行。知识储备⒈公文的概念公文全称为公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。知识储备⒉通知的概念通知是批转下级公文，转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项，要求有关单位和人员周知、办理或执行时普遍使用的文种。通知具有广泛性、周知性和时效性的特点。通知按内容，可分为批示性通知、指示性通知、会议通知、任免通知和一般性通知等。知识储备⒊通知的格式及写法通知的结构一般由标题、发文字号、受文单位、正文、落款、主题词、抄报或抄送等几部分组成。⑴标题：一般由发文机关名称、事由和文种名称构成，如“上海市教育委员会关于严格规范中等职业学校帮困助学经费发放工作的通知”。若用带文件头的公文专用纸，标题中可省略发文单位名称。知识储备⒊通知的格式及写法⑵发文字号：由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分构成。如果是联合通知，应以主办单位的字号发文。写在标题之下正中位置。⑶受文单位：顶格写在正文前一行。通知发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。知识储备⒊通知的格式及写法⑷正文：一般由缘由、事项和结尾三部分组成。缘由部分，是通知的开头，需简要写明通知的原因、目的或发布通知的根据。事项部分，是通知的内容。所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等。结尾部分，常用“特此通知，望认真执行”或“本通知自×月×日起实行”等语句以示强调。有的通知可不写结尾。知识储备⒊通知的格式及写法⑸落款：一般包括发文机关名称、发文日期和公章三项内容。若带有文头的通知，也可在此省去发文机关名称。这一部分位于正文末尾的右下方，末尾要缩进四格。⑹主题词：将公文的中心内容概括为相应的主题概念，一般用规范化的名词或名词性词组加以表达。每件公文的主题词一般有三至五个，最多不超过七个，写在落款之下、抄送（报）栏之上，顶格写。知识储备⒊通知的格式及写法⑺抄报或抄送：这部分应根据通知的内容而定。若通知的内容除受文单位外，还有必要让其他单位知道，就需写明抄报或抄送。对上级机关用“抄报”，对下级或平级机关用“抄送”。抄报、抄送分别占一行，靠左空一格写。知识储备⒋公文排版的格式要求公文用纸规定用A4型纸，公文一律采用从左到右横写、横排的格式。公文的排版规格：正文用4号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文标题一般采用2号宋体字居中排布；主送机关一般在标题下空2行，左侧顶格用4号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号；正文是公文的主休部分，正文应置于主送机关下一行，用4号仿宋体字，每自然段首行缩进两字符，回行顶格；成文时间一般置于正文右下方，字体、字号与正文相同，具体的上下文位置依印章来定，左右位置由字数来定。技能点拨⑴打开Word软件，切换输入法，把《关于加强机关值班、加强机关安全保卫工作的通知》的内容录入进电脑。⑵设置的纸张大小，选择“布局”选项卡→“页面设置”组右下角的“折叠功能按钮”，在弹出的对话框中，单击“文档网格”选项卡，选择“网格”为“指