公司制度文件管理办法.doc

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公司制度文件管理办法

第一章总则

第一条为进一步提升公司（以下简称公司）内控管理水平，健全完善制度体系建设，推进公司制度文件管理的规范化、标准化、程序化，确保公司管理文件受控，根据《**（集团）有限公司制度文件管理办法》，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部室及相关职能部门编制下发的所有制度文件，以及经职能部门确认的公司需遵照执行的外来制度文件的管理工作。

第三条名词解释

管理文件：包括两个文件来源，即外来文件（上级文件转化）和内部文件。其中，内部文件又包括公司级文件和部室级文件。

外来文件：指公司转发的，以及由各职能部门确定的与其管理职责密切相关的法律、法规、政府及行业规范、标准及相关政策性要求文件等。

内部文件：指公司各职能部门依据其职能及主要工作职责制定的长期有效（两年及两年以上）的文件。内部文件主要分为四个层级，即一级核心、二级核心、重要文件和一般文件。

一级核心文件：指与公司治理结构建设、战略规划、重大决策制定相关的制度文件。

二级核心文件：指综合性的、全局性的涉及公司重大经营管理事项，重点在人力资源管理、财务控制、设备物资管理、产业投资、业务控制、环境治理等与三重一大决策事项紧密联系的相关管理制度文件。

重要文件：指公司经营管理工作及相关专业领域业务流程实施要求方面的管理制度文件。

一般文件：指对公司日常管理活动进行规范管理的制度文件。

第二章职责分工

第四条各职能部门负责本系统外来文件的整理、评审、适用性评价及更新工作；负责本系统内部文件的起草、修订、废止工作；负责组织确定制度文件的所属层级；组织有关部门对文件内容的合规性、管理要求的适宜性以及与其他文件存在的关联性等进行评审，提出公司文件审定程序的建议；负责对本系统制定的内部文件进行解释说明、开展相关业务培训以及对后续实施情况开展考核。

第五条综合办公室（法律事务）负责对内部文件的合法合规性进行专业审查,并出具审查意见。

第六条公司综合办公室依据《公司公文处理管理办法》等有关规定，负责文件的发文复核、公文考核，包括对文件发文格式、规格、流转程序等进行审定；负责制度文件的归档管理及相关考核工作。

第七条党群部是公司党群部门管理类文件的归口主管部门，综合办公室是公司行政部门管理类文件的归口主管部门。主管部门负责将外来文件、内部文件纳入公司制度体系进行归口管理；负责组织制度文件的定期评审工作。

第三章文件管理与控制

第八条公司综合办公室以年度为单位对制度文件进行管理，组织各职能部室对本系统内部文件进行评审，评审主要从两个方面进行：一是对既存文件，主要评审文件内容的合法合规性、管理要求的适宜适用性以及文件适用者的执行考核情况等；二是结合各职能部门管理职责调整及授权变更等情况，对本系统既存文件是否有缺失进行评审。通过评审，形成公司整体文件修订计划，包括修订、废止及新增等计划情况，并明确具体完成时间。

第九条公司制度文件修订计划经汇总审议通过后进行下发，综合办公室对文件修订计划的实施情况进行跟踪督办考评。

第十条公司各职能部门在年初评审本系统内部文件的同时，必须同时对本系统所适用的外来文件进行核查更新，形成本部门外来文件清单，并将文件清单同时报送综合办公室进行统一归口管理。

第十一条对于公司现行有效的内部制度文件，各职能部室要做好对每一项文件的编号、标识、检索表单、文件清单的管理。

（一）文件编号以部室为单位，按照文件发布生效时间排序，文件编号数字由三位数构成，并在前边加上部室代号。文件修订或废止后，其编号不变，且文件编号与公司发文编号无关系。

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修改码：用阿拉伯数字0、1、2、3表示

版本号：用大写英文字母A、B、C表示

制度顺序号：按编制顺序用三位阿拉伯数字表示

部室代码：用部室名称首字母的简写表示

（二）文件标识管理主要依据对文件的划分层级，按照“一级核心”（用“★★”进行标识）、“二级核心”（用