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档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司 档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案 管理资料。 三、职责 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人 员。 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保 证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门， 并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查, 组织集中整理工作。 四、管理内容 档案管理要求及原则 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做 到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案 资料，存档案室集中统一管理。 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载 体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉 电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物 工程开工/复工申请及监理方的批复意见。 4. 6. 7. 3工程质量控制资料 编号 归档 资料名 称 1 施工方案报审表及监理工程师审批意见 2 工程质量安全事故调查处理文件（事故调查报告、事故处理意见书、事 故评估报告等） 3 原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见） 4 检验批、分项工程报验单（含批复意见） 5 工程定位放线报验单及监理工程师复核意见 6 分部工程验收记录（工程验收记录） 7 旁站记录 8 施工试验报审单及监理方的见证意见 9 工程质量评估报告 注：因归档需要，在有关的报验申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明 确、依据充分。 工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检验批/分 项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而，在归档 资料中不再单独列项。 4. 6. 7. 4投资控制资料 编号 归档资料名称 1 工程计量单及审核意见 2 工程款支付证书 3 竣工结算审核意见书 注：如果监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。 4. 6. 7. 5监理工作管理资料 编号 归档资料名称 1 监理规划 2 监理实施细则 3 监理日记 4 监理月报 5 监理指令文件 6 总监巡视检查记录 7 与业主、被监理单位、设计单位的往来函件 8 会议纪要 9 监理总结报告 10 主要的监理台帐 注：主要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”处理。 为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料 的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。 监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。因此，项目开工前，项目监理 组应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。竣工资料要求，应与建设单位、质监 站取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。 归档资料的归档、借阅、归还流程。 公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员 要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅； 公司所有档案一律不允许外借。流程如附录一。 6.1对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接 触，工作人员要严守机密。 附则 各项目部及分公司的档案亦参照执行。本制度从公布之日起执行。 2行政人事部负责本制度的解释 附录 归档流程。 借阅、归还流程 WJXZ-A-2017-003资料归档流程 拟制：雷理审核： 审批 2017年2月17日 归档人员档案管理员公司领导：合同分管副总、副总经理 归档人员 档案管理员 将归档资料 按照要求整 理好 / / 审核 ▼ 归档、放档案室，签字归档目录 拟制：雷理 审核 批准: 生效日期: 相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。 档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管 理水平和服务质量。 做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编 制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷 提供利用。 坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准