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采购业务流程及说明
一、采购的内容
本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料(原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品)和非生产性物料(办公劳保用品)的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。
二、采购流程
财务科
经济运营部
采购部门
使用部门
仓库
与供应商对账相关部门审核记账制单采购结算
与供应商对账
相关部门审核
记账制单
采购结算
购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划
购货发票
入库单
安排具体采购作业
编制采购计划
使用部门提出采购申请部门主管审批
使用部门提出采购申请
部门主管审批
验收入库
验收入库
三、采购流程说明
由资产的使用部门提出采购申请,填制《采购申请单》;
?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批;
?将经审批的《采购申请单》报经济运营部, 由经济运营部进行审核并备案。
?由经济运营部开具《采购订单》,并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划;
?采购员根据采购计划具体安排采购作业,
?采购物资回来后,由采购员、对方销售人员(或运送人员)以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票;
?仓库管理人员认真检查核算采购的物资后,开具《材料入库单》;
?将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门;
?请购人员填制《付款审批卡》,经请购部门主管领导审批后;
?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务解决;
四、关键控制点
各使用部门的需求和请购
采购申请的审批和审核
采购计划制定
采购定价
协议签订和审核
付款方式和程序
与供应商的对账
五、部门设立与职责
? 采购部:
直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排,规划采购部内部具体业务的管理模式;
实行物资的采购、运送、仓储,相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理;
定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工,充实基本数据库,提交相应报表,为管理部门提供多层次的决策信息支持;
采购部内部设一名采购主管,采购员2—3名;
? 经济运营部:
经济运营部是公司采购业务的归口管理部门;
按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制,重要职权涉及采购计划和资金计划的审定、重要协议会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。
对采购协议进行法律条款审定,协调仲裁采购纠纷,采购催交和检查,并负责最后协议签章。
负责建立健全采购信息数据库,收集、整理供应商和材料市场的基础信息;
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档,涉及供应商档案、协议订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等;
经济运营部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名;
? 财务科:
定期获得和汇总相关票据和明细帐表,按照会计准则进行核算;
负责重点环节审核、票据审核;
定期与供应商进行对账;
? 仓库:
仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检查、销毁等实物管理,在库物资仓储保管。
实行物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管,在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口;
仓库管理组内岗位涉及仓库管理员、收料员、发料员、质检员。
采购检查
目的:
为规范采购材料入库前检查特制定本制度。
职责:
生产基地负责编写、修改、完善本制度,并实行执行。
综合财务部总监负责监查制度执行情况,并提出完善建议。
综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。
生产基地检查人员负责对所购物料进行入库前检查,保证无漏检、无错检、无误检。
内容:
生产产品外购入库前检查:参照生产基地生产管理制度中产品检查标准进行检查。
标签入库前检查:
3.1内包装标签:防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检查人员。
3.2外包装标签或印刷内容需具有:发货标签、产品防疫证、合格证。
发货标签内容:
商品名称
订单号
产品编号
品名规格
数量(kg)/个
毛量净重
毛量
净重
重量(kg)
生产日期
检查员代码
生产厂家
联系电话
体积CM*CM*CM
有效期限
存储方式
-18℃
收货单位姓名
发货地点
运送单位
运单号码
发货件数
发货日期
3.2.1标签贴示位置按产品标准包装规定。标签以字内容为准贴示方向必须向上,正向不能倾斜,多个标签不能互相压住、不能压字,而应间隔1mm,或根据标准包装表中规定。
采购协议变更流程图及说明表
相关部门采购部供应商
相关部门
采购部
供应商
总经理
采购部经理
开始
签订协议
签订协议
①执行协议
①执行
②配合
⑧审阅
新协议
审核
否
是
结束
是
③协议执行情况记录
④提出变更
规定
⑤提出变更
规定
否
否
⑥洽
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