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如何做好电算化会计档案管理工作年文档 如何做好电算化会计档案管理工作年文档 PAGE1 / NUMPAGES2 如何做好电算化会计档案管理工作年文档 如何做好电算化会计档案管理工作 　　会计电算化,是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,其目的是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计工作的现代化。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻了财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和烦琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企事业单位会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理的发展方向。管好、用好财务档案是财会工作向高水平发展的重要前提。 　　1会计电算化特点 　　1.1 数据处理方式发生了变化 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第1页。　　在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证,并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表。大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第1页。 　　1.2 数据记录方式和保存介质发生了变化 　　手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据的存取方便了许多,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。 　　2 会计电算化会计档案的特点 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第2页。　　众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之赋予了会计档案许多新的特点。根据工作的实践,笔者总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点。 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第2页。 　　第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 　　第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 　　第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张,而且更主要的是磁性介质或光盘。 　　第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第3页。　　第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。 如何做好电算化会计档案管理工作年文档全文共11页，当前为第3页。 　　正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同