财务数据管理办法——E00.docxVIP

财务数据管理办法 第 1 页，共 8 页 更 更 改 更 改 原 因 文件修改履历 更 改 无 前 E/00 后 新增文件 第 2 页，共 8 页 1.0 目 的 为加强公司档案管理工作，有效保护公司财务资料的完整性，并符合审计规范要求，根据《中华人民共 和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等国家有关法律法规的规定，特制定本管理办法。 2.0 范 围 本管理办法合用于公司各部门所有涉及财务数据的资料档案管理。 3.0 定 义 无 4.0 职责 4.1 财务审计部——确定资料是否需要保管，保管年限，保管内容，同行政部负责核查公司各类档案、资 料存档情况； 4.2其他部门——本部门文件资料进行分类归档管理； 5.0 程 序 流程说明 流程说明 业务部门资料(涉及财务)必须严格按照 相应保管年限(具体内容和年限参照附件一) 执行，附件一中未提到的其他资料档案至少应 保存 5 年。 文件和资料必须是签字确认后的正式印本及 必要的文件原稿、装订好的原始记录，归档的 文件和资料要求： 1. 按资料类别(如附件 1 资料明细)分月装 订、每年归集一册，装订整齐美观； 2. 每一个装定单元必须附封面，字迹工整，图 样清晰； 3. 禁用字迹不坚固的工具书写，以保证资料 档案的真实、完整、可用、安全； 每月 20 号至 25 号财务部与行政部对各部门档 案存档完成情况进行抽查，抽查表详见《资料 档案保存情况抽查表》： 1、 各部门必须高度重视并按要求保质保量 完成存档工作； 2、 凡未按要求完成存档的，将对部门负责人 及档案管理员进行分项考核，考核标准为 每项 1-5 分； 3、 因归档不及时不完整而造成资料损坏或者 丢失，给公司利益造成伤害的，视具体情 况对相关部门及责任人进行严厉考核。 责任单位 资讯输出 主导 参预 (方向) 各部门 财务 审 计部 业务 部 财务 审 门 计部 财务 审 业务 部 资料档案管 计部 门 理抽查表 流程 5.1 归档年限要求 5.2 归档质量要求 5.3 定期抽查及考核规 定 第 3 页，共 8 页 流 流程 5.4 档案到期销毁 流程说明 对保管期满，确无保存价值的档案，可以销毁， 按照如下程序销毁： 1、 公司各部门档案管理员编制《文件销毁申 请》，列明拟销毁档案的名称、卷号、册 数、起止年度、档案编号、应保管期限、 已保管期限和销毁时间等内容。 注：档案编号写在文件编号栏，销毁档案名称、卷号、 册数、起止年度、应保管年限、以保管年限和销毁时 间等写在销毁文件名称栏。 2、 部门负责人、财务审计部负责人、主管副 总在《文件销毁清》上签署意见； 3、 公司各部门档案管理员负责组织档案销 毁工作，并与公司总经办共同派员监销。 监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁 清册所列内容进行清点核对；在档案销毁 后，应当在档案销毁清册上签名或者盖章， 由归口部门将档案销毁清册存档。 4、 保管期满但未结清的债权债务会计凭证 和涉及其他未了事项的会计凭证及相关 部门证明材料档案不得销毁，档案应当单 独抽出立卷，保管到未了事项完结时为 责任单位 主导 参预 业务 部 财务 审 门 计部 资讯输出 (方向) 文件销毁申 请 5.5 记录保存 止。 文件记录的保存按照《记录控制程序》的 规定执行。 财务 审 计部 业务 部 门 6.0 相关文件 6.1MLX/QP404 记录控制程序 7.0 记录表格 7.1 MLX/QR/WI402-01 资料档案管理抽查表 7.2MLX/QR/QP402-04 文件销毁申请 第 4 页，共 8 页 第 5 页，共 8 页 编 编 号 附件一： 01 02 03 部门 行政部 人力资源部 财务审计部 部门资料 1.基建合同 2.工程预算 3.工程竣工结算书 4.运输、空调设备管理台账 5.运输、空调设备验收和报废单 1.政府各项优惠政策(人力资源部) 2.项目补贴批文(人力资源部) 3.每月工资计算表 4.每月工资计算相关资料 5.五险一金计算表和缴纳情况表 6.员工合同 1.现金、银行、转账凭证(包括凭证后面附件) 2.总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿 3.银行对账单 4.银行存款余额调节表 5.月度(/季度/半年度)财务报表、合并报表、财务报告 6.年度财务报表、合并报表 7.年度财务报告、年度审计报告 8.年度生产经营预算 9.增值税发票进项税抵扣联、销项发票复印联等纳税申报表支撑 资料 10.纳税申报表 11.各部门上交月报、半年报、年报(包括盘存表) 12.各部门 KPI 指标 13.固定资产、在建工程、