时间管理完整版.ppt

五、时间管理的方法 4. 对你的工作按优先级排序 做事顺序的8种常见错误 一是做事没顺序； 二是先做喜欢的事，后做不喜欢的事； 三是先做熟悉的事，后做不熟悉的事； 四是先做容易的事，后做不容易的事； 五是先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事； 六是先做大领导交办的事，后做小领导交办的事； 七是先做有趣的事，后做枯燥的事； 八是先做自己所尊敬的人或与有密切利益关系的人所拜托的事，后做自己所不尊敬的人或没有密切的利害关系的人所拜托的事。 “时间管理四象限”定律： 工作任务有两个维度，一个是重要性维度，一个是紧迫性维度。两个维度的地位是不同的，重要性是第一维度，紧迫性是第二维度，重要性比紧迫性重要。所谓“重要程度”，是指对实现目标的贡献大小。 “时间管理四象限”定律：众多的工作任务正确的做事顺序是： 首先做“重要且紧迫”的事情； 然后做“重要但不紧迫”的事情； 接下来做“不重要但紧迫”的事情； 最后做“不重要也不紧迫”的事情。 时间管理的最高指导原则，就是花心思在“重要”的事情上，不管它紧不紧急。 五、时间管理的方法 五、时间管理的方法 重要又紧急（M1区） 逼近的工作及上级临时安排的工作 重要不紧急（M2区） 计划性的工作、预防或改善性的工作 不重要紧急（M3区） 临时插入的工作，如会议、电话或检查等 不重要不紧急（M4区） 琐碎而忙碌的工作：无关紧要的电话、邮件、娱乐活动、消磨时间。 优先矩阵（四D原则） 五、时间管理的方法 根据紧急性与重要性决定： A.重要而且紧急：马上办。 B.重要而不紧急：是核心，好好规划。 C.不重要但紧急： 1.马上办，但只要花一点时间； 2.请人代办或几种处理 D不重要也不紧急：有空再办或取消 5. 最佳时间段分析与运用 八点到十点：精力巅峰，适合做规划。 十点到十二点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练。 一点到二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。 二点到四点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。 四点到五点：适合技术作业、处理冲突问题。 五、时间管理的方法 在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理回信、规划行程表。 在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。 我们无法管理时间，我们只能管理自己与时钟的关系，这需要合理规划。 五、时间管理的方法 6. 有效的授权 战 略 人 际 沟 通 工 作 决策层 管理层 操作层 岗 位 分 工 五、时间管理的方法 进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或秘书。 找出哪些工作可以授权他人去做。 将工作交给能理出得最好的人。 信任对方，尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸责任，你一样要负起追踪的责任。 秘书或助理不是花瓶，你应该和他们相互信赖，建立团队工作纪律，发展出合作关系。 每天固定时间与他们讨论工作内容，让他们熟知你的目标、优先级及渴望，清楚知道你要什么。 鼓励他们分担更多的责任，并允许他们发展自己的行事风格，可以做决定，而不是当你的影子。 给予充分的支持、认同与尊重，应成为左膀右臂。 6. 有效的授权 六、时间管理的技巧 1. 活用记事本 找一本口袋大小的记事本带在身边： 记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏，重要的工作要标上记号。 列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。把预定做的事务登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或圆珠笔书写，可能有变更的就先用铅笔书写。随时记录一些新想到的做法，包括创意或灵感。 养成一个习惯：今日事今日毕。昨天是一张过期作废的支票，明天是一张尚未兑现的期票，只有今天才是可以流通的现金。 六、时间管理的技巧 2. 整理办公桌：整理你的办公桌及办公室，提升工作效率。 你可以这样清理你的办公桌： 挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 可以将这个时间再分成几小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。 与工作毫无关联的书籍杂物等，都应该立即清掉。 一年半载内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。 运用5S——整理、整顿、清扫、清洁、素养 六、时间管理的技巧 把你的办公桌与办公室当作一个工作站： 办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你的面前，还可以有空摆放其他办公家具。 每天要用到的东西，放在位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。 将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子手机，一收到文件就加以分类，有效缩短文件