会议记录及纪要的写作.pdfVIP

第四篇会议记录及纪要的写作 一、会议记录及纪要的含义 会议记录是根据会议的宗旨、会议的进展、会议讨论的问题、研究的事项、 提出的意见和作出的决定,为了某种目的,对会议过程及发言所作记录的一种纪实性 文书。同时,还包括在开会过程中原始记录的基础上,经过分析、综合、提炼、归纳 整理而形成的会议纪要。在部队工作中, 有些会议, 如办公会、座谈会等等, 一般都 要将研究、决定的问题整理出来,写成会议纪要,用以反映会议的基本情况、主要精 神和中心内容,也可以向上级机关汇报会议情况,及时向与会代表、有关单位和下属 机关分发,便于传达和贯彻执行。会议纪要介于“决议”和“简报”之间,兼有通报情况 和借以指导、推动工作的作用。它不如“决议”那样庄重,但又较“简报”更具有指导 意义。从一定意义上说,机关公文写作中关于会议的文本,最具挑战性的就是会议纪 要。 会议纪要与会议记录的区别就在于是否经过综合提炼整理。会议纪要虽然也 是记载会议精神和议定事项的公文,但其是对会议的讨论事项,择其要点进行归纳整 理, 以通报会议精神,统一认识,指导工作, 而不仅仅是留存档案。会议纪要可上呈可 下达, 也可批转和转发。根据会议的性质,可以把会议纪要分为四种类型:(1 例会 型。这类纪要适用于研究处理日常行政事务的例行会议。例会型纪要侧重于记载 会议决定的事项,写法比较简单。通常用专门格式印发给有关部门,作为机关工作的 依据。 (2 决议型。这类纪要适用于比较重要 的工作会议。侧重记载会议形成的决议。其特点是政策性强,具有指示、决定 的性质,其内容有关单位必须遵照执行。如《全军军事工作会议纪要》就属这种类 型。 (3 专题型。这类纪要适用于专门研究解决某一重要问题而召开的会议,侧重记 载会议的结论性意见。 (4 综合型。这类纪要的特点是全面概括会议精神,全方位反 映会议概况, 既归纳一致性意见, 也反映分歧性意见, 适用于学术性会议和座谈会, 各 类司令机关一般都很少使用。 二、会议记录及纪要的内容 会议记录和会议纪要的写作所包含内容基本相同,主要有以下两个大的方面: (一会议的组织情况 会议记录和会议纪要都首先必须写明会议的组织情况。通常会议 的组织情况 包括以下八个方面: 1、会议的名称和次数。会议的名称和次数, 一般就是会议记录的标题, 大都 由“单位名称+次数+会议性质+记录”等关键词组成, 如《××集团军××次办公会议记 录》、 《××军分区人武部工作经验交流会议纪录》等。另一种是由“会议名称+文 种名称”组成,一般是会议名称在前, 文种名称在后。如 《全军先进食堂现场座谈会 纪要》、 《陆军××军×× 团思想政治工作会议纪要》等。由于会议记录往往都是 专用的,因此,在整理成会议记录文本时,有时单位的名称可以省略。即使是会议纪要, 只要不报送上级机关,有时单位名称也可以略去。 2、开会的时间。会议记录必须写清楚会议召开的年、月、日, 重要的会议还应 反映出具体的起止时间, 如上午 8 时 30 分至 10 时 30 分等。 3、开会地点。会议记录要写清楚会议召开的具体地点,如××会议室,必要时还 应注明其所在地。 4 、出席人。出席人少时,应写清楚出席者的姓名、职务;出席人多时,可以只写 出席人的范围,如团职(含团级以上干部;重要的会议,为了便于日后考查,可另设签到 簿,并随同会议记录一并保存。 5、缺席人。小型会议, 缺席人数较少的时候, 要写清具体人名, 并简要注明原 因。大型会议的缺席人数,必须具体。 6、列席人。小型会议要写明列席人的姓名、职务;大型会议要注明列席者的 范围及人数。 7 、主席或主持人。要写明主持人的姓名、职务。 8、纪录人。会议记录必须写明记录人的姓名、职务,多人参与的会议记录,要 注明每个人。 以上八项内容,要求会议记录人员在会议正式开始之前就要写好。 (二记录会议 的内容 会议记录的主体部分主要有会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决 议和主持人的总结几项基本内容。 会议主体部分的记录方法有两种:一种是详细记录;一种是摘要记录。 1、详细记录。详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比 较复杂,要求尽可能地记下发言者的原话,即怎么讲的,就怎么记,特别重要的发言,不 仅要完整无遗地记录发言内容,而且最好要记下发言者的语气姿态。 重要会议的详细记录,记录人必须把握以下三点:一是记载会议中有争议的问题 和分歧意见时,应将