质量档案管理办法.doc

PAGE 2 质量档案管理办法 1 目的 为了更好更规范的管理公司质量档案资料，特制定本办法。 2 适用范围 本文件适用于公司质量档案的收集、整理、鉴定、归档和销毁过程。 3 职责 3.1 档案处负责公司质量档案的收集、整理、保管和提供利用，并对归档工作实行监督、检查、业务指导和考核。 3.2 品质管理部负责对质量档案进行收集、整理、立卷，并向档案处移交。 3.3 销售总公司负责收集当年售后服务档案，并于次年三月前向档案处进行移交。 4 定义 无。 5 工作程序 5.1归档范围 5.1.1 质量档案指在所有产品以及新产品的开发、研制与生产、科研课题研究等活动中，形成的质量文件材料。 5.1.2 质量档案归档范围表见《质量档案归档范围表》。 5.1.3 在保证归档的质量档案完整的基础上，对归档范围表内的内容可适当增减。 5.2 质量档案的积累与归档 5.2.1 归档的质量材料应符合有关编制规定和标准要求，应字迹工整，图样清晰，签字手续完备，制作和书写材料应利于长期保存，声像材料应图像清晰，音质纯正，并附简要文字说明。 5.2.2 归档的质量材料由品质部(按A4幅面)负责收集并整理立卷，只保管当年质量档案，于次年六月底前向档案处移交。 5.2.3归档的质量文件材料的内容、保管期限，应经品质管理部负责人审核，并在质量文件材料清单上签字，档案部门应按完整、准确、系统的要求进行验收。 5.2.4 归档时，应履行交接手续，填写质量文件材料移交清单一式两份，经交接双方在移交清单上签字后，各自保存一份。 5.2.5 质量文件一般只归档一份，重复的归品质部管理和使用。 5.3 质量档案的鉴定与销毁 5.3.1 根据质量档案的适用程度和保管价值鉴定质量档案，对保管期限过时，而保管价值不大的质量档案经鉴定审查后方可销毁，国外进口的原文资料一律不准销毁。 5.3.2 质量档案的销毁鉴定工作，由档案处提出，报上级技术质量主管领导并组织质量档案鉴定小组，负责对质量档案的密级划分、保管期限、是否保存与销毁进行鉴定审查。 5.3.3经鉴定审查确无价值的质量档案或陈旧资料，填写清单，成册成套的申报公司主管领导批准。一般零星资料经档案处和相关质量管理部门领导签字同意统一销毁。凡属永久保管的质量档案不准销毁 5.3.4销毁的质量档案，数量少的，由公司质量档案鉴定小组在辖区内监销；数量多的，指定专人送外指定单位监销。 5.3.5质量档案鉴定小组成员：公司相关领导 品质管理部领导 档案处领导 品质管理部相关技术人员 档案处质量档案管理员 6 相关文件 无 7 管理记录 7.1 《移交清单》 8 工作流程 附件： 质量文件材料归档范围表 序号 内 容 保管期限 1 质量保证文件和各种审查报告 永久 2 理化分析规程及试验，检验记录 长期 3 质量管理成果总结 短期或长期 4 重大质量问题处理报告 永久 5 用户质量信息反馈材料 短期 6 产品合格证 短期或长期 7 质量检验材料 永久 8 用于生产的外来产品图、质量条件 永久 9 上级有关质量管理及检验工作的指示、规定、通知等 长期或短期 10 全面质量管理工作的有关规定、制度、措施等 长期 11 全面质量管理计划、总结、统计报表 长期 12 质量创优规划、计划 长期 13 质量保证体系材料 长期 14 QC小组活动成果材料 长期 15 有关质量问题的会议纪要 永久 16 质量事故通报、质量检查情况通报 短期 17 创全面质量管理奖申报材料 永久 18 （新）产品试制阶段的质量记录 长期 19 配套质量统计表、通知书 长期 20 售后服务维修档案 长期 21 质量体系形成的资料 长期