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1 客户服务应急预案
一、总则
1. 目的
与时应对和解决突发或重大服务质量问题,更好地维护广大客
户利益,全面提升服务客户的能力,提高企业知名度,树立双辉品牌
形象。
2. 工作原则 质量第一,用户至上;反应迅捷,服务高效;
诚信守法,规操作。
3. 适用围 在本公司各销售客户中发生的,对正常销售环节
(销售、运输、售后服务)产生影响的突发性事件和重大服务质量问
题,以与客户突发性产品需求。突发性事件包括:送货车辆故障、恶
劣性天气变化等,重大服务质量问题有顾客质量投诉、顾客售后服务
投诉。客户突发性产品需指客户的应急订单。
二、组织领导与职责分工
1. 服务网点与组织领导 成员单位: 销售部、售后服务
部、办公室(设在各销售网点)、技术部、质检部、供应部。
2. 各相关部门职责
销售网点办公室,接到客户投诉要按规定的时限认真进行处理,
并与时对客户予以回复,直到客户满意为止;遇有突发或重大服务质
量问题的信息,应在 30 分钟通知本销售网点负责人。
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售后服务部负责收集和汇总突发或重大质量问题的信息。遇
到突发性事件,应该与时会同相关责任部门处理;遇到重大服务质量
问题应该与时向公司领导汇报,并建议召开小组会议研究处理方法和
组织实施。
销售部应该会同售后服务部研究制定应对和解决突发和重
大服务质量问题的预案,制定相关责任人,对预案全面掌握并能随时
操作和使用。而后,将预案与时传达有关 部门和工位,并做好培训
工作。
技术部和质检部要对销售的产品设计性能和产品质量有所
记录,并在发生重大质量问题时能够与时提供所需资料,积极配合售
后服务部的工作。
供应部对送货车辆送货前或途中出现故障,按本预案规定
进行处理,以确保产品送货工作不被延误或最大程度地减少延误时
间。对突发性恶劣天气导致送货工作不能正常进行,按预案规定需要
调整送货时间的,负责向相关部门提报配合工作事项。
三、应急处置方案
1. 送货车辆故障处置
1.1 送货车辆在送货途中出现故障,送货员要立即通知部门负
责人,说明送货车辆故障发生的详细地点,并随时保持通讯联系。供
应部应该立即安排备用送货车辆迅速前往接替,恢复正常送货,并安
排对故障车辆与时进行维修,保证送货通道安全畅通。
1.2 送货车辆故障如是交通安全事故造成的,未造成人员伤亡
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的,要立即派人前往处理交通事故,尽快恢复对客户送货,如车辆损
坏无法送货的,要同时安排替补车辆前往;如造成人员伤亡的,现场
负责人员要立即组织抢救,并请示领导决定调整送货时间。
1.3 办事处办公室必须备有本区客户的详细档案(电子或书
面),并有安全备份,以便在实施应急措施时与时联系客户。
2. 恶劣性天气变化与处置
恶劣性天气主要是指由台风、暴雨、强降雪等不可抗力的影响致
使无常为零件客户提供货源供应服务的自然状况。
2.1 因台风、暴雨、强降雪等恶劣天气引发局部重大灾害
的,无法对客户提供货源供应服务的,由办事处办公室研究决定暂停、
变更和恢复服务的时间、地点,并通过通知客户。
2.2 因台风、暴雨、强降雪等恶劣性天气引发对部分区域客
户无法提供货源供应服务的,一旦影响提供货源供应服务的状态消
除,向客户提供补货。
2.3 销售部、办事处办公室、供应部应每日查询本地区三
日天气预报,向员工发布,对恶劣性天气要重点做好提醒工作。
2.4 办事处、供应部、销售部必须备有所属工作人员的全
部通讯联系,以便相关应急措施得到与时落实。
3. 重大服务质量问题处置
3.1 售后服务部与办事处办公室立即召集应急预案小组成
员举行会议,通报情况,研究应
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