前程众和办公自动化系统解决方案.pdfVIP

前程众合办公自动化系统方案 系统概述 随着当今社会的高速发展，借助计算机网络实现资源的共享，信息高速、适时的传递已成为 提高工作效率和加强市场竞争力的有效手段。在这种环境和应用要求下，对办公过程的管理 势必以高速、高效的办公网络及办公自动化系统作为支持与保障，整合了机构资源，加快了 信息流通，规范了办公流程，提高了办公效率，为用户提供了一个先进的信息化工作平台。 对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。 办公自动化能够把前程众合的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之 间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在互联网上进行，相互之间 可以亲密地交流协作，具有很强的通用性和可移植性，将人从繁琐、无序、低端的工作中解 放出来处理更有价值、更重要的核心事务，整体提高了机构的办事效率和对信息的可控性， 使机构管理趋于完善，满足社会发展需要，为前程众合营造具有综合信息处理能力的现代办 公环境，真正实现办公现代化、信息集中化、传输网络化和决策科学化。 办公自动化的特点 图形界面的流程绘制 基于网络的工作流程 基于角色的工作流程 流程跟踪与监控机制 流转路径的智能化 和其他系统的紧密集成 三、办公自动化实现的功能 1、建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通 畅。 2、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、 电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在机构内 部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解机构的发展动态。 3、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之 间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个机构都存在着大量流程化的工作， 例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工 作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高机构协同工作的效率。 4 、实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行 保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个机构都会有大量的文档，在手工办公的 情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十 分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么 东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形 式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。 5、辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我 们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 6、资源共享。我们机构中存在大量的业务系统，如组织机构代码、条码等各种业务系统， 企业的信息资源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的 集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 四、办公自动化平台架构 4 ．1 系统总体结构 前程众合办公自动化系统不仅要提供办公环境的信息自动化，而且还提供信息管理建设的基 - 1 - / 5- 1 - 础平台。总体分为五大部分：日常事务、资源管理、信息交流、个人事务、系统管理。系统 可装配性强，满足内部用户、外部用户的应用需求以及不断扩展的业务需求。 4 ．2 系统功能模块结构图 4 ．3 人员角色的使用权限 该系统以岗位角色为核心，允许用户根据本机构的实际管理需要，灵活进行各类角色的定义， 赋权工作。体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。同时支持操作用户身兼 多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。 五、办公自动化系统模块 5 ．1 信息发布中心 信息发布中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。 包括栏目管理、信息发布、信息浏览三大部分功能。在这里，用户可以根据本身实际情况自 行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报）、层次结 构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置 机构介绍、人员介绍），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设 置为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种 规章制度等等。 5 ．2 文档管理 文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及