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档案资料管理措施
一、档案资料的管理
1、档案室、使用部门双档管理制
为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理,办公室保存复印件的存档管理制度。
2、管理要求
建立标准化的档案资料室,配备档案专业人员,实行系统管理。
采用多种形式信息贮存方式,如电脑磁盘、录像带、U 盘或者光盘等。
确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。
坚持档案资料收集的系统化。
做到档案组卷分类科学化,档案组卷按内容分类,逐一编号、登记造成册、编辑目录,按工作部门分柜保存。
实行档案管理工作检查经常化,每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。
档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。二、档案管理制工作流程
1、立卷归档
档案室将文件材料收集整理分类→录入机读目录→将档案整理完
毕→整理装订档案→制作检索工具→档案入库→分类上架。2、借阅
本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请→办公室主任审核→主管领导签字批准→档案室负责查找有关档案→借阅人填写借阅档案登记薄→借阅人填写档案利用效果登记表→档案室填写归还日期。
外单位人员查阅档案
查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单→办公室主任审核→主管领导签字批准→档案室负责查找→查阅人填写借阅档案登记薄→查阅人填写档案利用效果登记表→档案室填写归还日期。
3、收集、交接、整理、统计工作
立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整。
兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规定的案卷类目归卷。
次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)
三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。
兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷。
兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交
档案。
档案室对案卷进行分类、整理。
编制档号。
编制案卷目录等各种检索工具。
入库。
做好档案的统计。
开展档案的利用
进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工4、鉴定销毁
档案销毁提出申请→办公室主任审核→主管领导签字批准→档案 鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定→档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记→办公室主任签字批准→主管领导裁签字批准→总经理签字 批准→档案室及相关部门到指定地点 2 人以上监销→档案室及相关部门办理销毁清册→档案室归档。
四、档案管理员岗位职责
1、负责收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料集中起来, 经过整理、立卷、保存。
2、做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。
3、负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式,进行登记和统计。
4、负责保管档案系统完整和安全
5、负责编辑档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等;
6、负责建立档案借阅管理制度;
7、遵守国家和公司的保密规定及有关规程;
8、定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符。
9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制。
五、档案借阅
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管
部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。
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