办公用品管理制度.docx

1 - 办公用品管理制度 （试行） 第一章 原则 第一条 目的 为加强公司办公用品管理，控制费用开支，提高办公用品使用价值，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于一般消耗品、耐用消耗品、生活类办公用品、办公设备、办公家具等的管理。 第三条 管理职责 行政部作为公司办公用品的主管部门，负责办公用品采购、入库、下发、使用监督、库存盘点等工作。 第二章 办公用品分类 第四条 根据办公用品的使用性质及功能分为一般消耗品、耐用消耗品、生活类办公用品、办公设备、办公家具五类。 1.一般消耗品： 一般消耗品包括：签字笔、铅笔、中性笔、圆珠笔、笔芯、荧光笔、记号笔、白板笔、胶水、单双面胶、回形针、笔记本、复印纸、打印纸、便签、订书钉、大头针、口取纸、电池等。 2.耐用消耗品： 耐用消耗品包括：订书器、印泥、剪刀、壁纸刀、美工刀、插线板、计算机、打孔机、装订机、印台、U盘、起钉器、笔筒等。 3.生活办公用品： 生活办公用品包括：饮水机、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、扫把、拖把、抽纸、手纸、垃圾袋、抹布、香皂、抽纸盒、茶叶、茶台、茶壶、茶杯、茶、植物等。 4.办公设备： 办公设备包括：电脑、打印机、电话机、传真机、投影仪、会议电子屏等。 5.办公家具： 办公家具包括：办公桌、椅子、沙发、茶几、文件柜、保险柜、书柜等。 第三章 办公用品申购 第五条 行政部每月××号前下发办公用品采购通知，各部门于每月××号前拟定办公用品采购请购单，明确办公用品名称、数量、品牌、规格、用途、需要日期、费用预算等，由部门负责人签字后送到行政部。 第六条 每月××号前，行政部结合各部门办公用品采购请购单、办公用品库存量和办公用品消耗水平，确定办公用品总采购量。办公用品采购申请单经总经理签批后统一采购。 第七条 一般消耗品、耐用消耗品、生活办公用品、××××元以下办公家具由行政部统一到招标指定商店购买；办公设备由信息中心到指定战略合作单位购买； ××××元以上（含××××元）的办公家具由采购中心负责采购。 第八条 所订购的办公用品送到后，行政部要按送货单、请购单进行验收，核对品牌、规格、数量、质量、价格等内容无误后，在送货单上签字，表示收到。 第四章 办公用品入库 第九条 行政部对验收合格的所有办公用品要进行入库登记，建立办公用品公司总台账和部门分台账，详细记录办公用品数量、品牌、规格、单价、费用、购买时间、申购部门等。 第十条 办公用品采购台账统计完毕后，行政法务负责人签字确认并备案存档。 第五章 办公用品领取 第十一条 办公用品的领取分为：定期采购领取和日常使用领取。 第十二条 办公用品定期采购领取 1.行政部做完办公用品入库登记后，通知各部门携带办公用品采购请购单领取办公用品。 2.行政部对采购请购单及办公用品进行核对，核对无误后分发办公用品。 3.各部门办公用品领取人员，领取到办公用品后，在办公用品领取单上签字确认，领取单上要标明分发日期、品名、数量等。 4.办公用品领取单同办公用品采购台账一起备案存档。 第十三条 办公用品日常使用领取 1.各部门到行政部填写办公用品领取登记表，并详细填写领取时间、领取物品、领取数量、物品用途、领取部门、领用人签字等内容。 2.行政部结合办公用品领取登记表，备齐办公用品，交给领取人员。 3.行政部结合办公用品领取登记表，把各部门办公用品领取信息汇总存档备案。 第十四条 新员工办公用品领取 1.新员工领取办公用品的标准：签字笔2支、笔记本1本、笔筒1个、胶棒/胶水1个、订书器1个、订书钉1盒、铅笔1支、橡皮1块、回形针1盒、水杯1个等。 2.新员工入职后，人力资源部通知行政部备齐办公用品，并陪同新员工领取办公用品，由新员工本人在领取登记表上签字确认。 第六章 办公用品保管 第十五条 所有入库的办公用品，都必须填写匹配的台账。 第十六条 行政部必须清楚地掌握办公用品的库存情况，经常整理与清扫库房，必要时实行防虫、防潮等保护措施。 第十七条 行政部对办公用品一年盘点两次（6月与12月）。盘点要做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整后账，使两者一致。 第十八条 结合办公用品领取的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量，结合余量及时进行办公用品采购。 第十九条 各部门领导指定部门办公用品管理员，负责部门办公用品的日常管理。 第七章 办公用品借用与归还 第二十条 办公用品/设备的借用 因工作需要借用公司用品，需要填写办公用品借用单，并由行政部负责人签字确认。 第二十一条 办公用品的归还 1.借用办公用品超时为还的，行政部有责任督促归还； 2.借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿； 3.员工工作变动或者离职，应及时到行政法务中心办理领取物品的归还手续并填写《离职交接单》。 第八章 办公用品使用与报废