办公室行政管理人员的工作分析及如何提升业务能力.doc

办公室行政管理人员的工作分析及如何提升业务能力 一、企业现代化办公室管理工作分析 办公室管理部门的服务性、政务性、事物性非常强，其工作包含的内容也比较多，如秘书、监督、信息管理、档案管理、外部协调、综合后勤服务和安全服务等，工作面比较广泛、也比较复杂，所以对行政人员的素质要求也很高。在目前的形势和要求下，许多行政人员工作中出现了一些问题，根本原因主要有以下几点： 1.思想素质不高 有些行政工作人员思想素质低下，对自己的工作不认真， 思想认识上不能与时俱进，跟不上企业的发展，导致工作的执行力不高，对工作不够负责，走形式，导致企业安排的事情达不到预期的效果。 2.工作定位不明确 有些行政工作人员认为自己的工作性质没有创新的空间， 往往只是按部就班，服从上级领导的安排，对工作很少去主动思考，在遇到工作困难时很少主动想办法去解决，而是先找退路。 3.规章制度不完善 企业的规则和规定是员工进行工作的标准，没有标准化的制度限制和指导会直接影响行政工作人员的工作效率，特别是在人际关系方面，行政工作人员在工作中与其他部门的协调沟通比较多，如果大多只考虑人际关系方面，就可能会出现责任不明确的现象，延误工作的进程。 4.综合能力不强 办公室的行政管理工作面比较广，项目也比较多，因此非常需要专业能力和综合素质比较高的行政工作人员。对于行政人员而言，不仅要有专业的基础知识，还需要有更多的专业技能基础，如，撰写基础知识，财务基础知识和文档管理知识。另外，有些行政人员在学习方面没有很强的意识，他们虽在努力做事，但对工作没有信心，不敢承担责任，很难适应当下新时代的要求。 二、加强企业办公室管理工作的重要性 1.规划作用 企业办公室的行政管理在一定程度上还履行规划企业业务发展的职能，并对企业正常运营和管理提供一些建设性的建议，以保证企业工作有序的进行。企业办公室的行政人员承担着企业员工与企业管理层之间沟通与交流的责任，有关公司发展的各种信息的收集和整理由行政人员来进行，并传送给公司管理层。在工作过程中，行政工作人员将自己所理解的与所看到和听到的内容结合起来，并结合部门计划提出一些建议，同时坚决贯彻执行高层决策者的管理意图。在某种程度上，办公室管理人员是企业管理的参谋，同时也承担着企业管理决策的监督执行的角色，是企业正常运转的重要保证。 2.辅助作用 在现代企业中，行政工作人员的重要职责是辅助领导层和决策层，也是企业各职能部门进行有效沟通的桥梁。以冶金企业为例，在生产经营过程中，企业需要收集相关的国家政策和员工意见等各种信息，并在此基础上结合企业的实际情况，与办公室负责人共同制定符合企业实际情况的工作计划，并向企业最高管理层报告，最终制定决策计划方案。在此过程中，行政人员应及时收集国有企业的指导方针和政策，并根据政策要求的内容，结合企业部门员工的职责，对责任分工、必要的材料等，进行初步整理，并向办公室责任人和企业管理层报告。同时，行政管理人员应对基层员工的实际需求和实际情况进行深入了解，并辅助企业管理层选择最终计划方案。此外，公司办公室的行政办公室起到了上级领导和下级员工进行联系沟通的作用，有必要将企业的政策和制度传达给各部门和现场工作人员，并在工作中收集反馈意见，帮助企业管理层了解现场工作人员的认识动向。 3.协调作用 行政管理人员在工作中发挥其协调的作用。企业有许多职能部门，这些部门有各自不同的工作职能和规章制度，所以，企业政策的变化不能影响各职能部门的工作内容和质量，对此，行政工作人员就可以发挥其作用，稳定相关人员的情绪， 调和可能出现的矛盾。行政管理人员除了对各部门的关系进行协调外，还要对企业管理层与基层员工的关系进行协调，以帮助基层工作人员对企业发展政策和战略能够更好地了解和认识，改善整体企业的协调性。 4.组织角色 行政管理部门也在营造良好的工作环境方面发挥很大的作用，通过各种活动加强各部门的联系和沟通，并建立良好工作环境和合作关系。例如，在企业管理过程中，如果要提高企业内部的团结力，营造更好的工作环境，就需要组织集体活动和组建团队，通过这种方式，可以提高员工的团队协作能力和团队整体意识，通过活动调动员工积极性，使员工在实际工作中养成良好的工作习惯，正确的思想意识和爱好等，激发员工对企业产生共同的使命感和归属感，进一步增强团队的团结精神。例如，在团队活动的爬毕业墙项目中，有些员工作为梯子的塔基，其余员工则沿着这些塔基向上爬。在这个过程中，有努力，也有贡献，有依靠和依赖，员工们互相扶持、互相帮助，有利于团队意识的自然提高。 三、加强办公室行政管理的有效策略 1.努力构建企业文化，完善核