文职工作技巧.ppt

如何把简单的事做得漂亮？ 如何把繁锁的事做得简练？ 如何把普通的事做得闪亮？ 一、日常工作内容 1、文件与记录的使用和管理 　2、公文的拟制 现场演练 接村委通知本周二~周四要停电3天，现各部以通知形式通知各部做好生产安排以及设备的保养等…… 有一个客户来访，上司正好在开周会，这时，你该怎么做？ 二、做好文职工作的基本素养 文职工作本质就是沟通，要想成为优秀的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通能力，是判断你是否能成为一个文职的重要指标。 上司就是你的老板！ 老板没有想到的要替他想到 老板想到的要比老板先想到 要急老板所急 向上管理是基本功 不要给上司问答题 要给上司选择题 要给上司多项选择题 要给上司答案提示 目标确定：取得上司认同，并以事件为导向 了解客体：上司背景、偏好、思维方式等 认识自我：适当的自我定位 选择渠道：合适的沟通渠道 把握环境：选择合适的沟通环境 介绍的礼节 位卑者给位尊者 晚辈给长辈 女士给男士 自己公司的同事给别家公司的同事 公司同事给客户 非官方人士给官方人士 优秀文职从细节开始 备忘录 每天、每周、每月、每年 打招呼 倒水 打、接电话 谢谢您的参与！ ——人力资源部 与上司沟通的程序 文职技巧六招—第一招 做个好助手 有些事要想到上司前边，虽然你要听上司布置工作，但有些事，文员要想在上司前边，当好上司参谋。这样，上司才会感到你是个好助手。 文职技巧六招—第二招 上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。 主动积极 文职技巧六招—第三招 注意保密工作，知道较多的机密事情，有的事要比其他员工早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的文职是不称职的，而且会给上司添麻烦的。 保 密 负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给出些看法或建议。 文职技巧六招—第四招 有效沟通 平时多给上司提供资料，上司比较忙有一些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。 文职技巧六招—第五招 提供资料 善于听取上司意见，对上司的批评或要求要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。 文职技巧六招—第六招 听取意见 迅速处理文件，挑出重点 有文职专业技能 在危急时如何保持镇定 绝对忠诚 收集资料 懂得自我提升 跟上级有默契 自愿加班 帮上级过滤、草拟信函 不拆上级的私信 对待重复的工作内容 辨别事情的轻重缓急 怎样才是一个杰出的文职人员 不断充电才是最重要的! * * 文职工作技巧 人力资源部 2007-8-14 文职工作 做的事最繁杂 接触的人最多 大 纲 一、日常工作内容： 　1）、文件与记录的使用和管理 1.文件的管理 2.表单的使用与保管 3.如何利用统计技术 4.记录的填写与保存 　2）、公文的拟制 1.如何做会议记录 2.如何写通知 3.如何写联络单 　3）、接待客人 二、做好文职工作的基本素养 　　1.沟通　2.礼节　3.细节　4.技巧 文件的管理 受控文件的管理 建立和更新目录，使文件易于查找 确保使用文件人员快速得到最新要求 非受控文件的管理 建立目录，使文件易于查找 确保相关人员了解文件内容 监督相关人员能按文件要求执行 原则：使用最新版本的文件 因文件管理失控而导致…… 文件的管理-保存 原则：便于查找 1分钟内找出文件，现在你做得到吗？ 文件夹内的存放 技术类文件依类型 行政性文件依日期/部门 文件夹的标示 合适的标题 流水序号 文件柜的标示 建立清单 表单的使用与保管 表单的使用与管理 表单格式固定统一化 不随便增减表单 表单的保存 使用的表单整理成册 建立清单 表单是否就是记录？ 表单制作及排版技巧 明确表单的用途 确保能清晰地显示出相关信息 页面设置（页边距、页眉、页脚等） 合理使用WORD和EXCEL WORD偏重于文字处理，EXCEL偏重于数据统计与分析 打印前先预览 切忌滥增减表单 表单制作前 如何格式设置 如何利用统计技术 一般的公式运算 详见案例 图表的合理使用 折线图—同个事物不同时段的走势 柱形图—不同事物同一时段的走