浙江大学外设学生对外交流基金项目5.docVIP

浙江大学外设学生对外交流基金项目 执行流程及报销指南 一、浙江大学教育基金会发布录用通知； 二、项目负责单位签署承诺书； 三、项目负责单位在校网或其他途径发布报名通知（通知内容需包含基金项目名称及捐赠方详细介绍）；如：就业指导与服务中心关于2012年暑期唐大威优秀生赴港实习项目的通知，附件中需附上捐赠方唐学元、唐大威父子的介绍（捐赠方的介绍可由基金会秘书处提供）； 四、项目负责单位经面试确定交流学生名单后，需向基金会秘书处提供详细的电子版EXCEL资料，包括：姓名、性别、院系、学号、手机（含校园短号）、常用的外网电子邮箱、家庭所在地等信息。然后可以团队为单位办理相关出国（境）手续（出国<境>申请表中的“经费来源及部门经费审核意见”栏由基金会负责填写并盖章）； 五、交流学生获得相应签证后，如需借款请填写一式三联《浙江大学借款单》（借款单上需由项目管理部负责老师和基金会秘书长签字认可并加盖基金会公章），持《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》、出国批件复印件、借款单，可向基金会财务室预借70％的资助费用。 六、项目执行完毕后向基金会秘书处提交以下资料： 1、10本纸质的项目总结汇报书（汇报书应注明“浙江大学教育基金会XX基金资助”或“诚挚感谢浙江大学教育基金会XX基金资助”或“诚挚感谢×××（捐赠者名称）的资助”等字样； 2、一份不少于1,000字左右的项目总结（HYPERLINK "mailto:电子版本发送给zuef@zju.edu.cn"电子版本发送给zuef@zju.edu.cn）; 3、5张JPG格式的相关项目执行的照片（HYPERLINK "mailto:电子版本发送给zuef@zju.edu.cn"电子版本发送给zuef@zju.edu.cn） 七、项目执行完毕并按要求完成汇报后，可按基金会财务要求完成对资助项目的经费报销或者发放。由项目负责单位汇总学生出国材料，有借款的项目凭借款单第二联、相关旅费发票、来回国际机票、登机牌原件或护照签证页复印件、《浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表》复印件、出国批件复印件，并填写出国报销单来财务部报销；采用打入学生银行卡形式发放资助的项目，除以上资料外，同时需准备《出国资助发放清单》（本科生和研究生要分开制表，各两份）。出国报销单或者出国资助发放清单上需由项目管理部负责老师和基金会秘书长签字认可并加盖基金会公章。EXCEL电子版需发送至基金会财务部张丽老师邮箱： HYPERLINK "mailto:zhanglil@zju.edu.cn" zhanglil@zju.edu.cn。 八、温馨提示 1、资助额度中已经包含项目汇报册的制作费用，请项目负责单位提前预算，或者由项目负责单位自行解决； 2、项目经费报销时以同学实际出行人数为准，如项目实际执行人数较计划人数减少，报销也相应减少（剩余经费计至下一年度可执行资金）； 3、所有资助项目报销发票的抬头均应填写为：浙江大学教育基金会，税号：330100500020171 。 4、未尽事宜，请咨询浙江大学教育基金会秘书处，联系电话：项目管理部财务部