归档文件整理规则DA／T22-2015.doc

ICS01.140.20 A14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T22—2015 代替DA/T22—2000 归档文件整理规则 The arrangement rule of archival documents 2015-10-25发布 2016-06-01实施 国家档案局 发布 1 前 言 本标准代替 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。 本标准与 DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按 GB/T 1.1-2009进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； ——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； ——将室编件号、馆编件号统一为件号； ——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 本标准的附录 A是规范性附录，附录 B、附录 C、附录 D、附录 E是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌 本标准于 2000年 12月 6日首次发布。 2 归档文件整理规则 1范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的 整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本 文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000档案工作基本术语 DA/T 13-1994档号编制规则 DA/T 25-2000档案修裱技术规范 DA/T 38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子 文件材料。 3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、 编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序 化的过程。 3.3 件 item 归档文件的整理单位。 3 3.4 档号 archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。 4整理原则 4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5一般要求 5.1组件（件的组织） 5.1.1件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文 件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件； 中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周 报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或 发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原 件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中 文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的， 文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.2分类 5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 5.2.2归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行 三级分类。 a）按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报 表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年 度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归 档年度，并在附注项加以说明。 b）按机构(问题)分