档案管理制度(2016.4.17).docVIP

档案管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为规范公司的档案管理工作，提高档案管理水平，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。 第二条 档案的定义 档案是指公司或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的记录、文件或资料。 第三条 适用范围 本制度适用于公司各部门，各属下企业可参照执行。 第二章 档案管理岗位职责 第四条 总经理办公室设立一位一级（专职）档案管理员，公司各部门设立一位二级档案管理员，档案管理员要热爱档案工作，并遵纪守法、忠于职守。 一级档案管理员职责 1、接收公司各部门二级档案管理员定期移交的档案资料，认真验收，办理交接手续，并对档案资料进行收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、归档入盒等工作； 2、制订档案管理的各项规章制度和相关的业务标准； 3、做好档案检索工具的编制和各种资料的编研，积极向各部门提供档案利用的服务； 4、进行档案修复，延长档案寿命； 5、严格执行保密要求，做好档案密级划控和守密、解密。 （二）二级档案管理员职责 1、负责本部门文件资料的收集、整理、归档工作； 2、定期整理文件资料，有序编排文件顺序，将整理完整的文件资料和《文件移交登记表》（详见附件1）交到总经理办公室一级档案管理员处一同归档；其中《文件移交登记表》应一式两份，一份交至一级档案管理员存档，另一份归二级档案管理员自行保管； 3、配合一级档案管理员做好交接手续，如出现资料缺漏的情况，及时补全； 4、严格执行保密要求，不随意向他人诉说公司内部文件资料。 第三章 档案分类与归档 第五条 档案分类 档案分类是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。 根据公司档案内容性质，本着便于保管和利用的原则，现把公司档案分为行政管理类、法律管理类、人事管理类、经营业务管理类、党群宣传管理类、会计管理类、生产技术与项目研发管理类、实物管理类、工程施工管理类等九大类目（详见附件2）。 1、行政管理类：公司内部日常处理的文书材料。如对内（外）发文、外来（政府）收文、印章使用（借出）、会议纪要、计划总结等； 2、法律管理类：凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如土地证、房产证、注册商标、专利证书、排污许可证、营业执照、组织机构代码证等证件性文书资料。 3、人事管理类：劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进退休返聘、劳务派遣和培训等相关资料； 4、经营业务管理类：公司与外单位签订的合同/协议、入园企业资料（公司与入园企业签订的合同/协议、入园企业的工商证件、相关通知等）、合作企业资料（公司与合作企业签订的合同/协议、合作企业的工商证件、相关通知等）等； 5、党群宣传管理类：公司内部设立的负责党务（包括商会、工会、党支部、团支部、义工队、各类协会）等方面工作的综合内容和各类报刊、公司对外宣传的资料（新财富园地）； 6、会计管理类：会计凭证、会计账簿和财务报告及其他等会计核算专业材料（具体归档范围及期限由会计核算部负责解释）； 7、生产技术与项目研发管理类：公司在生产技术与项目研发方面的文件材料（具体归档范围及期限由环保运营中心、工程研发中心、技术支援中心负责解释）； 8、实物管理类：声像制品资料。包括公司及各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录像资料、图书资料和证书、奖牌、奖杯。 9、工程施工管理类：各类工程项目立项申请、招投标资料、施工文件、工程预算清单、工程请示、主合同（新崖建、新崖合的合同）、工程竣工验收备案文件、结算、结算审批表、决算清单及决算报告书等。 第六条 归档范围（详见附件2） 凡是反应本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定文件材料归档范围时，既要保证归档文件的材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料就不能归档，防止“有文必档”。 第七条 归档要求 1、文件材料应为原件，其内容必须齐全完整、真实有效，页数较多的文件（如合同/协议），需加盖骑缝章； 2、文件材料应采用耐久性强的书写工具书写，不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹；不能使用涂改液或者有修改的痕迹。 3、文件材料的页号应从有效内容的页面编写页码，印刷或装订成册文件，册内若含附件或分部内容也必须连续承接上文顺序，不得另起编写页码，同一件文件不得出现两个或以上起始页码。 4、工程档案归档要求： （1）文件材料的内容必须真实、准确,与工程实际相符合；字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字