人事专员工作流程及标准.doc

人事专员岗位说明书 员工入职手续办理 准备工作： （1）在接到经人力资源部经理确认的新进人员名单或录用通知后，复印好“新员工报到卡”、“员工基本情况表”、“新员工入职手续登记表”等采集信息的表格； （2）按照人员报到通知或录用通知的规定，招聘专员电话要求新员工在报到之日带齐所需个人资料，其中身份证/学历学位证书/技能职称等证书必须原件； （3）提前一天通知行政部安排新员工办公座位和分机电话。 2．收取资料： （1）按照“新员工报到卡”的签办项目逐项核收个人资料，除身份证、毕业证和技能职称证书复印后留存外，其它都收取原件如：体检报告、劳动手册/离职证明、工作鉴定/推荐信、担保书等；但销售人员（档案不在公司托管者）毕业证书原件留存公司，并开具收条； （2）在“新员工入职手续登记表”记录收交情况，确认未交资料及补交限期（一般情况下为一周），若提交资料缺少身份证和毕业证书时，入职手续暂停做未入职处理； （3）外办员工的入职手续由地区经理负责办理，办结后将资料寄回公司。 3．填写表格： （1）指导员工填写“员工基本情况表”，对基本情况表进行检查：有无无遗漏或错误，要求字迹端正； （2）提供新员工的所属部门、工号和照片一张给行政部办理员工卡，通知发放办公用品，当天办结，并按照“新员工报到卡”跟踪未办结事项； （3）要求员工在2个工作内将“员工基本情况表”和“新员工报到卡”办结返还并存档。 4．跟进工作： （1）发放员工手册或员工基本守则（略），告之办公作息时间；带领新员工参观公司办公环境并介绍同事认识：介绍部门经理及主管和新员工互相认识； （2）新员工入职当天建立个人纸介质档案，登记员工花名册，入职后2个工作日内建立电子档案，通知行政部新员工的部门、岗位及联系方式（电话和EMAIL），便于更新内部通讯录； 5．标准：员工档案的建立应及时；对新员工填写的基本情况表进行核查：有遗漏项的应通知补全；对担保人、推荐人等相关重要的栏目应通过电话等进行确认（只需对担保人/推荐人本人核对即可），认为有问题的应交给人力资源部经理处理。 员工转正手续办理 准备工作： （1）每月25日前整理出下月应转正员工名单； （2）提前15天将待转正员工名单及“转正考评表”提交该员工部门负责人，经部门负责人确认后再将“员工转正申请”发给待转正员工本人； 2．启动转正流程：按员工试用期管理规定执行； 3．转正手续办理：两周内协助人力资源部经理组织员工产品/专业知识考试、入职导师考评、直接上级/间接上级考评、组织民主评议；报总经理审批；总经理审批通过。 4．跟进工作： （1）涉及薪资调整人员签署“工资调整通知单”（根据合同签订情况每公司各一份，总额不变；员工签署后反公司备案，不得复印）； （2）发放转正通知，2个工作日内办结； （3）审批不通过则辞退或延长试用，进入离职手续办理环节或试用环节，按员工试用期管理规定执行。 5．标准：员工转正各环节督办及时，无延迟，员工无投诉。 员工离职手续办理 离职手续办理条件：接到经总经理最终批准后的员工离职申请表才可办理： 接到离职申请1个工作日内，根据批示离职日期，发放“离职手续办理通知单”并指导员工填写《离职工作交接单》； 根据“离职手续办理通知单”上的规定期限，督促员工在规定期限内办结离职手续，滞后期最多不超过5个工作日； 对“离职手续交接单”各事项复核，不明确的及时查询，相关项目必须有各部门负责人签署； 员工将经各部门签批后的“离职手续交接单”交至或传真给人事专员，并须签收“离职备忘录”，之后人事专员在员工劳动手册盖章，开具《退工单》或离职证明，返还员工押在公司各项证件； 员工押公司证件的返还方式：上海员工现场领取并在“原始证件登记簿”签字；外地员工确认邮寄地址，挂号信或快递寄出；并在寄出后7个工作日电话离职员工确认证件是否收到；并在“原始证件登记簿”上标注。 后续工作： （1）员工离职后2个工作日内，更新员工档案 （2）通知行政部人员的部门、岗位，便于更新内部通讯录 标准：离职手续办结无差错，无因手续办理而产生不满投诉或仲裁公司的行为。 员工异动手续办理 员工晋升/降职/借调/调动手续办理： 接到经总经理最终审批的员工晋升/降职/借调/调动申请审批表后，方可根据员工“异动管理规定”中的流程办理异动手续； 员工异动手续办结后1个工作日内将调动资料归档，更新员工档案； 通知行政/财务部； 标准：无误，跟进及时，态度较好，无投诉； 辞退手续办理： 接到部门提出的“辞退员工申请”表后，与部门沟通并反馈人力资源部经理审核后报总经理审批； 将审批结果反馈部门，安排被辞退员工与人力资源部经理面谈，填写好员工“离职面谈表”； 发离职手续办理通知，转入员工离职手续办理环节； 员工离职手续办结后2个工作日内将相关资料归档，并更新员工档案； 通知行政