凭证寄递与档案管理要点分析.ppt

一、凭证寄递安全措施 做好凭证装包前的各项检查工作 封包必须使用安全锁片或铅志 严格履行书面交接手续 及时在稽核系统内进行上缴、转发登记 保证实物流与信息流的一致性 六、凭证转发（接收）系统操作 特别提醒：即时删除网点凭证上交错误的信息 凭证寄递与档案管理 江苏省分行会计稽核中心 2014年8月 主要内容 凭证寄递 档案管理 器具管理 一、凭证寄递的原则与时限 １．原则 “安全、高效、实用” ２．时限 营业机构，最迟在T+1日寄出； T+3日（含）前寄达省稽核中心 二、营业机构整理上交市县 登记卡片装入可视窗 综合柜员将机构名称、机构号、业务日期、锁片号及包数登记在卡片上装入凭证专用包可视窗内 二、营业机构整理上交市县 安全锁片 插入的安全锁片与卡片上登记号码必须一致 二、营业机构整理上交市县 确认锁片是否扣牢 回拉操作，确保锁片不会自行脱落 √ X 二、营业机构整理上交市县 多个凭证包上交 当日上交多个凭证包时应在卡片上参照会计凭证编制方法以A/N方式填写 如有2个，分别编号1/2、2/2 同时将多个凭证专用包集中捆扎在一起 二、营业机构整理上交市县 一个日期一个包，个人公司不混放 一个凭证专用包内只放一个交易日的业务凭证 个人业务与公司业务分别装入绿、红凭证专用包 个人 公司 二、营业机构整理上交市县 凭证专用包可视窗填写要求： 机构名称：南京市鼓楼支行 机构代码 （新机构号） 业务日期锁片编号包数： 1/1? 注意事项： 机构代码必须填写新机构号（网点、柜员日计表同）。 单汇兑网点机构号仍为原机构号。 机构名称必须填写完整：**市（县）**支行（局）。 三、营业机构上交系统操作 如当日上交多个凭证专用包锁片号须逐个填写 四、市县机构补交添加 市县督导将网点补交信封逐一拆开并审阅补交凭证是否合格，然后按机构顺序依次排列摆放，并填写市县督导补交清单，将补交凭证按公司业务和个人业务分别装入凭证专用包内，在系统内增加补交凭证信息，内件清单上注明补交包数。 市县督导应及时将各营业机构补交的凭证上交稽核中心，不能累计补交。 四、市县机构补交添加-差错 四、市县机构补交添加--差错 四、市县机构补交添加-对账单 系统内同差错补交方法进行添加，如为小包凭证与其他业务凭证一起封装转发，如量较大则单包进行转发 四、市县机构补交添加-代网点操作 如网点因各种原因无法在系统中进行凭证上交操作时各市县可帮助进行添加 五、市县机构寄递要求-凭证包装入 如当日转发多个交换包时，须将补交凭证包、公司业务凭证包及同一网点个人业务凭证包、较早业务日期的凭证包放入1号稽核交换包内，如1号包放不下顺延至2号包，同时内件清单要按业务日期分开填写。 五、市县机构寄递要求-内件清单 五、市县机构寄递要求--交换包封装 检查锁扣、凭证专用包是否完好、卡片上的信息填写是否准确、完整。根据系统内的凭证上交信息逐条核对，将凭证专用包按标牌方向整齐的摆放入稽核交换包内，装入内件清单，夹上铅志。 五、市县机构寄递要求--封装用具 建议采用的带有县市名称的铅志 √ √ 五、市县机构寄递要求--封装用具 不建议无标识的铅志或信盒扣 五、市县机构寄递要求--重量要求 稽核交换包以毛重10公斤为限 保护邮件，适应运输要求 防止挤压，造成交换包撑破 确保凭证寄递安全 五、市县机构寄递要求--重量要求 稽核交换包以毛重10公斤为限，尽量平衡各包重量 五、市县机构寄递要求--重量要求 平衡各包重量 五、市县机构寄递要求--重量要求 遇业务量较大时，可多封一个稽核交换包 五、市县机构寄递要求--包身完整 稽核交换包出现破损的，一律禁用 五、市县机构寄递要求--填写 袋 牌 五、市县机构寄递要求--填写 特别提醒：特快专递详情单须使用打印机进行打印，保证各联次记录清晰 六、凭证转发（接收）系统操作 特别提醒： 转发清单、系统信息、实物必须保持一致