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大型会议筹备流程清单方案

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大型会议（培训）筹备流程清单方案

会议谋划

（1）会议主题

会议名称：xxx会议

会议时间：xxx年x月x日—xxx年x月x日

会议地点：xxx大酒店

（2）会议要素

1、会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室

2、确定与会人员范围：根据会议内容确定参会人员范围

3、拟定会议议程内容：明确会议议题、形式、主讲人等。

4、确定会议举行酒店:根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备。

二、前期准备

（1）会务分工

1、组长：主持本次会务全面工作。

2、工作人员：负责具体工作任务，进行职责分工。

（2）会议手册

起草、制定会议工作手册，准备与收集会议各类文档初稿。

（3）会议通知

1、起草通知：起草会议通知文件。

2、发送通知：下发会议通知文件、打电话或发邮件。

3、整理回执：收集参会人员反馈表，汇总参会人员有关信息。

3、整理通讯录：整理出与会人员通讯录。

（4）资料

1、准备和收集：准备电子版和纸质版资料，包括会议使用文档、课程PPT、工作人员分工表、会务手册、签到表等。

2、资料储存：确定会议用电脑，将所有需要展示的资料提前储存到电脑桌面的指定文件夹，并告知相关人员。

3、资料印刷：联系印刷广，确定价格、印刷所有会议资料，按时间要求送到指定地点存放。工作人员验收清点，确保份数足够。

4、资料装订：将会议文件资料整理后按顺序、流水线作业装入资料袋，与会人员一人一份，装袋后清点份数，确保足量，多准备5份以上。

（5）住宿

1、酒店预订：根据参会人员数、男女数，联系酒店，确定房间类型及个数。

2、相关商量：商定价格，商定个性服务内容，早、中、晚餐等内容。

接机

接机班次：确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间。

接机车辆：确定接机车辆，人员、司机、返程路线，避免交通拥堵路线。

餐饮

1、酒店餐厅:做好就餐安排对接，包括菜品、人数，服务规范等内容。

2、外面就餐:提前餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆安排、酒水餐饮等内容

3、茶点：结合与会人员的地域饮食，合理安排茶点，各方均有所照顾。通知工作人员合理安排茶点摆放处。

文具

文具准备：准备好会议所需的笔、本、纸；老师用的白板笔、白板纸、激光笔；工作人员用的录音笔、工作证等。

会场

会议室预订：合理规划设计投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等

会场布置：确保投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等布置到位。

摄影宣传

录像：联系摄影录像事宜。

2、拍照：安排拍照记者，同时自备数码相会议现场抓拍。

（11）回程安排

1、回程机票预订：预定回程人员机票，联系核对姓名、航班、时间，对接前台提供相关服务。

（12）礼品

1、会议礼品预订：会议礼品若有需要，提前确定赠送礼品样品送审，确定后预订，按时间验收货物，整理礼物，存放酒店。

（13）会后活动安排

1、活动地点：联系活动场所事宜。

2、活动内容：安排策划活动时间、内容。

（14）人员报到

1、报到：前往酒店前台报到。现场安排有会务组工作人员。

2、资料发放：资料发放包括会议指南、代表证、会议资料等。三、会议当天

（1）设备

1、设备就绪：检查确保会议使用的电脑、投影设备、音响设备、网线等就绪到位。

会场

检查会场情况：桌椅摆放;文具及资料摆放;会场横幅悬挂;欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位。

预备突发情况：结合会议项目内容，预想可能发生的特发情况，或需要的其他物品，并适当准备到位，包括机动人员、工具物品。

签到

1、签到表：在会场入口处准备好签到表与圆珠笔，组织和服务人员签到。

2、资料分发：当天会议所用资料发放。

电脑与网络

1、笔记本电脑协助：查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等，现场安排有人员协助。

（5）茶水

1、茶水供给到位：接待人员现场倒茶或饮水机到位。

2、矿泉水：准备有矿泉水

摄影

摄像机：对接摄像工作人员提工作要求。

拍照：对接拍照人员提醒拍照重点。

会议记录

录音笔记录：安排人员录音。

现在笔录：安排人员现场笔录。

麦克风

1、麦克风到位：个数。测试完好。

2、麦克风传递：若台下代表需发言，安排有专人传送麦克风。

午餐

就餐