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10年不过时的资料管理体系，你可能用得到

01-有一个正确的工程项目名称?

有一个很有趣的现象，同一个工程项目会有各式各样的名称，有时候都不知道以哪个为准。

例如：建设单位编制的招标文件、造价咨询单位的施工图预算、设计单位编制的施工图纸、施工单位的施工合同和投标文件等等，工程项目名称多少都会存在差异，我们一般以已签订的施工合同名称作为本工程项目的名称。

曾遇到过这样的情况，工程名称和施工合同对不上，造成工程进度款申请被退回，开具的增值税专用发票作废等。之后，所有编制的工程质量资料、技术资料和安全资料都是以这个名称为准。

02?-有效的命名

工程项目资料非常混乱，各种按照个人习惯的命名方式是常有的事情，工程资料放在电脑里面，除了自己能找得到，没有人知道文件是放在哪里。

这都是文件管理的通病，要想快速找到自己想要的文件也不是一件复杂的事情，就是形成系统化的管理，就不会因为文件的混乱而降低办公效率。文件内容和命名统一，适用所有文件类型，例如下列文件：

·?Word文档·Excel表格·?PPT演示文稿·?CAD图纸文件·?QDY造价文件·?JPG图片·?PSD图形文件·新建文件夹

除了以上这些格式的文件，其他都按照同样内外统一命名的方式处理。

03-二级分类系统?

资料分类原则：尽可能少分?

在过去管理过78个工程项目，我比较坚持的一个原则就是尽量少分类。所有文件不需要过多的分类，保持一个比较容易找到的方式即可。

按照常规的方式，通过鼠标点击，从D盘、E盘、F盘一个个找，点来点去，耗费大量时间，最后找不来可能不是自己想要的资料。

在工程项目施工过程中，会产生大量的现场资料如：图片、录音、视频、纸质资料、实物样板等，除了图片、录音、视频本身就是电子存储形式之外，纸质版资料要扫描归档、实物样板要拍照存底，大都资料需要二次加工才能保存到电脑里面归档，面对大量的工程资料，一个合理的规划存档方法显得更加重要。不要等紧急调用的时候，找来找去都找不到。

找文件的规则：搜索?

搜索会改变我们的调用文件的习惯。尽量多用搜索，不仅节约时间成本提高办公效率，而且它能够精准的找到我们想要的资料。

搜索可以打破时间的限制。正常情况下，大脑不可能记住大量事实性的数据，那么一个好的归档方式可以帮助我们哪些？例如，找一下5年前的工程项目资料，只要在坚果云搜索框直接输入关键词就可以，不必打开该项目的文件夹，一个个点击里面的文件夹，再找到这个文件。

在设置-常规-启动搜索快捷键，设置Alt+J为打开搜索框的快捷键。Alt键里距离j字母非常近，可以一个手直接调用快捷键，j是坚果云的“坚”的首字母，这样容易记住也不用担心跟其他软件快捷键混淆。

04-文件系统的主动迭代??

要改变过去文件管理混乱的的习惯，实现从0到1是最困难的，当跨越了这个初始阶段，就显得容易多了。把文件管理形成主动循环迭代的系统，而不是一个被动随意存放的体系。文件管理从一开始就要搭建好框架，所有项目按照框架分类管理，使文件管理进入良性的主动迭代，不受时间和项目数量的限制。

每个工程项目涉及深度的不同，怎么保证将来的工程项目也能够使用现在的系统？可以参考「深圳统表系统」工程资料的划分分类，它涵盖了工程项目全过程的资料。

形成一个有效的文件管理系统之后，通过两种方式可以找出文件。一是快速找到该项目的文件夹，一个个快速点击查找。二是用坚果云搜索功能，输入关键词。

让每一个文件夹的管理流程化，主动迭代。纸质资料是过程，云上效率办公才是终点。

05-知识库的沉淀

有必要耗费这么多时间去整理和规范工程资料管理？这个问题很多人都问过，我自己也在思考，浪费这么多时间在整理这些文件，有没有什么作用呢？其实做事情不能从眼前的角度去考虑，可以把眼光放得更远，用“将来进行时”去看现在的事情。不知道将来什么时候用到这些资料，长时间的积累相当于多了一个知识库。

每个工程项目的都具有独特性，资料本身并没有多大价值，但沉淀下来的知识在未来会产生复利。随着时间推进，量的积累，不断的沉淀，到质的变化，再到形成知识体系。