接待方案三篇_6.pdf

篇1

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的

方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模，确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会

议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注

意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的.是否有其

他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况

的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起

发放。

●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一

下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给

与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不

“绝对

不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在

与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近

一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、

电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么

问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人

已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标

语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬

挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆

放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置

方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围

桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因

而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意

来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门

的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的

的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种

形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中

发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音

像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一

般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，

可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱

下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签

到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经

常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要

领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶