秘书实务第四章---商务文书运转管理-OK.pptVIP

2.归档方法（1）物理归档将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上压缩归档备份归档（2）逻辑归档*3.归档要求真实、完整要遵循收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准要将电子文件机读目录、相关软硬件环境、其他说明等一同归档归档电子文件的格式应标准，在标准的用户界面下操作*（五）电子文件的保管载有电子文件的磁盘、磁带要按顺序放入专门制作的防尘、透明的磁盘盒、磁带盒内磁带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方使用和移动磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁盘带要定期检查、清洁、复制。已损坏的盘带要及时销毁盘带要保持2~3个备份，备份盘带最好异地存放注意防范计算机病毒*（六）电子文件的利用限制利用方式采用安全防护技术严守计算机操作规程，防止因误操作而使文件信息丢失、破坏对复制文献进行可靠性审核尽量用复制件提供利用遵守利用制度案例点评*2.注意事项在职权范围内签发，不可越级签发签发文件态度要明朗意见明确、简练*复核的重点（四）复核看文稿的审核、签发手续是否完备看附件材料是否齐全，注意附件的份数、页数书否符合正文的要求，内容是否完整看格式是否统一、规范*（五）注册（六）缮印排版要规整用纸要符合规格避免末页无正文1.如何缮印2.如何排版字体字号要适当*3.注意事项以前发文稿为依据，忠于原稿严肃认真，细致准确，清晰规范，确保质量缮印的文件要符合格式要求，设计美观，页面整洁注意保密*（七）校对1.如何校对对清样上的错字、漏字、多字进行校订，同时规范字体字号检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观核对引文、人名、地名、数据、计算单位、专业术语是否有误依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处*将缮印件与原稿对照2.注意事项1.校对要以原稿为依据2.校对要认真仔细3.校对文稿时要正确使用校对符号4.校对一般有一校、二校、三校。文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。重要文稿还应将校对后的清样送领导审阅、修改5.将缮印件与原稿对照*1.如何盖印核对文件签发手续是否完备检查所要用的印章是否与制发文件的单位或部门一致按规定用印如果是代用章，用印后应注明“代章”二字办理用印登记手续（八）用印*2.注意事项防止将印章盖在空白纸上用印文件份数要与原稿要求相符保管者不得托他人代盖印章，印章不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用盖印要领：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳*用印要注意印泥均匀适度重要文件如合同书等应在盖好公章后加盖骑缝章使用印章应严格审核，小心验证。既不能随心所欲滥用，也不能用印谋私，或者有意刁难需要盖印的人，损害企业的根本利益*（九）登记登记的具体项目序号日期发文号密级文件标题发往机关份数备注*（十）封发1.封发的基本操作程序和规则核对文件的印数和封发份数是否相符合，查看文件是否有漏盖印章的情况根据主送和抄送的要求分别装封准确地填写封套封面，有的需要加盖密级、急件印戳*核对封面与装入的文件及份数是否一致密件要加盖骑缝印章填写发文登记簿登记完毕后送交发送部门，双方当面按“发文登记簿”各栏点清、签名*封发的文书要折叠整齐文件袋封口要贴实文书封装后要及时发送文书的封发要准确周密、避免差错文书封发要安全可靠，确保机密利用计算机或传真机传输机密文书须采用加密装置绝密文书不得利用计算机或传真机发送2.注意事项*一、商务文书管理的原则第三节商务文书管理统一管理统一制度统一处理渠道*（一）商务文书的收集（二）商务文书的清退1.什么是清退清退就是将办理完的留在各个工作人员手中的文件按规定收回来二、商务文书运转终结处理1.平时收集3.重点收集2.主动收集*2.清退的步骤1.通知清退清点核对清退交接*1.商务文书的保存方法2.商务文书的保存要求存放文件的柜、抽屉等设备应坚固耐用，存放文件的地点应安全、合理秘密文件必须存放在有数字密码锁等保密设施的文件柜里平时使用完毕的秘密文件，不能随手放，应及时放进文件柜内并加锁应经常检查保密设施对文件夹或文件盒中的文件应定期整理，随时调整置放错位的文件（三）商务文书的保存*销毁是指对运转处理完毕且