XX企业建设项目档案管理试行办法.doc

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陕西有色天宏瑞科硅材料XX

建设相关项目档案管理管控试行办法

总则

第一条为了规范陕西有色天宏瑞科硅材料XX（以下简称公司）基本建设相关项目档案资料管理管控工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理管控、维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局《基本建设相关项目档案资料管理管控暂行规定》、《重大建设相关项目档案验收办法》（以下简称《办法》）等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于公司建设相关项目。

第三条本办法所称建设相关项目档案是指公司所建设相关项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。

建设相关项目档案的合适的内容包括：基建档案、科研档案、设备档案等。

第四条建设相关项目档案是相关项目建设历程的真实记录，是公司生产、管理管控、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。

第五条建设相关项目档案工作实行统一领导，分级管理管控。凡形成相关项目档案的部门，都必须按规定向总经办档案室移交档案及有关资料，维护建设相关项目档案的完整、统一与安全，确保建设相关项目档案资料的准确、系统和有效利用。

第二章建设相关项目划分及档案管理管控职责

第六条公司总经办主要职责是：

（一）负责对本公司建设相关项目档案工作进行指导、监督、检查；

（二）负责组织、参加本公司建设相关项目档案的专项验收；

（三）负责参加本公司建设相关项目的竣工验收工作；

（四）负责检查、接收、保管本公司建设相关项目档案实体；

（五）负责参加设备开箱验收，将随机文件收集归档；

（六）负责收集出国考察、培训人员携带回来的技术资料及考察报告。

第三章建设相关项目档案管理管控

第七条建设相关项目档案工作要坚持“三同步”的原则：

（一）即下达相关项目相关计划任务书的同时明确相关项目档案所包括的合适的内容、要求及各相关公司对相关项目档案的职责；

（二）在检查施工进度和质量的同时，对相关项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。

第八条相关项目相关部门（基建工程部、总经办、采购部、监理公司、施工公司）要提高档案意识，要把建设相关项目档案工作纳入工程建设相关计划，纳入相关项目管理管控程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理管控规章制度；要将档案管理管控要求列入监理管理管控和招标承包合同合约中，明确各方面对档案工作的责任；要建立经济制约机制，坚持建设相关项目档案资料在工程质量管理管控中的一票否决权。

第九条基建工程部和档案部门密切配合，相关项目档案管理管控人员应当参加相关项目施工交底会、参加相关项目工程质量和进度检查、参加工程重大设备到货开箱验收、参加相关项目工程竣工验收；相关项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积累、整理、审查工作，资料分发部门应保证归档资料原件的齐全完整，备日后查考。

第十条建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设相关项目档案资料实行跟踪管理管控、动态管理管控。各类资料的存档程序是：

（一）相关项目前期资料（相关项目建议书、可研、初步设计等）

由相关项目经办部门、设计公司形成→公司档案室存档；

（二）施工图（含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等）由设计公司、采购部、施工公司形成→基建工程部→分发到施工公司供施工和归档使用、公司档案室或相关项目组待工程中交后整理存档；

（三）交工技术文件，由施工公司形成，相关项目建设过程中施工公司档案员保管积累，中交后与施工图、随机文件一并整理组卷归档。归档程序：施工公司→监理公司→基建工程部→质量监督站签审后，送公司档案室；

（四）随机文件由供货商提供→采购部组织开箱（基建工程部、监理公司、施工公司和供货商共同参加开箱）→公司档案员或相关项目组资料员持技术协议到现场核对随机文件→随机文件由档案员逐项登记，保存含原件在内的2套资料用于归档→工程中交后，档案员或相关项目组资料员移交施工公司组卷→公司档案室存档。

未委托设计的相关项目，随机文件由（或设备）公司档案员收集整理，存公司档案室；

（五）公司档案室或相关项目组负责收集的相关项目建设过程资料，如技术协议、工程联络单、设计变更通知单、施工图等，工程中交后，组成案卷存档或移交档案室存档。

（六）相关项目管理管控文件由基建工程部形成并编制归档。

（七）监理档案由监理公司形成并编制归档。

（八）其它资料由公司竣工验收委员会收集，整理后移交档案室存档，合适的内容包括：

1.生产准备及试运考核总结；

2.相关项目竣工