管理体系审核的材料与准备.pptx

管理体系审核的材料与准备汇报人：XX2024-01-13

审核前期准备被审核方需提供的材料现场审核流程与注意事项审核报告编写与提交总结回顾与持续改进建议

审核前期准备01

确定管理体系审核的具体目标，如评估体系的有效性、一致性或符合性等。明确审核目标明确需要审核的管理体系要素、过程、部门或相关方等。界定审核范围确定审核目的和范围

确保审核员具备相关的专业知识、技能和经验，能够客观、公正地进行审核。根据审核的复杂性和规模，组建具备不同专业背景的审核小组，确保审核的全面性和有效性。组建审核团队成立审核小组选择合适的审核员

安排审核时间与被审核方协商确定合适的审核时间，确保双方有足够的时间进行准备和配合。制定详细计划根据审核目的和范围，制定详细的审核计划，包括审核的具体步骤、方法、资源和时间表等。制定审核计划

收集被审核方的管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等。获取管理体系文件收集与管理体系相关的法律法规、标准和其他要求，作为审核的依据和参考。了解相关法律法规和标准收集相关文件资料

被审核方需提供的材料02

组织结构图清晰展示组织内各部门、岗位之间的关系，包括上下级关系、平级关系等。职责说明详细描述各部门、岗位的职责、权限及相互关系，确保审核人员能够准确理解组织运作方式。组织结构图及职责说明

管理体系文件清单管理体系文件目录列出组织内所有与管理体系相关的文件，包括政策、程序、作业指导书等。文件版本信息提供文件的最新版本及修订记录，确保审核人员能够了解文件的最新状态。

VS包括会议记录、内部报告等，展示组织内部就管理体系相关事宜的沟通情况。外部沟通记录如与客户、供应商等外部利益相关方的沟通记录，反映组织在管理体系方面的外部联系和表现。内部沟通记录内外部沟通记录

提供历次管理体系审核的报告，包括内审、外审等各类审核的结果。以往审核报告针对以往审核中发现的问题，详细说明整改措施、实施情况及效果验证，展示组织对问题的重视和改进能力。整改情况说明以往审核报告及整改情况

现场审核流程与注意事项03

文件审查审核组检查被审核方的相关文件和记录，验证其合规性。首次会议审核组与被审核方代表见面，明确审核目的、范围和计划。现场观察审核组参观现场，了解被审核方的实际运作情况。人员访谈审核组与被审核方的人员进行面谈，了解其对管理体系的理解和执行情况。末次会议审核组向被审核方反馈审核结果，提出改进意见和建议。现场审核流程介绍

各部门配合事项说明技术部门采购部门提供技术文件、操作规程、检验记录等。提供供应商评估记录、采购合同、进货检验记录等。管理部门生产部门销售部门提供管理体系文件、内部审核报告、管理评审报告等。提供生产计划、生产记录、设备维护记录等。提供销售合同、客户反馈记录、售后服务记录等。

01问题一如何准备迎接管理体系审核？02答案建立迎审小组，对照审核标准自查自纠，整理相关文件和记录。03问题二现场审核中需要注意哪些礼仪？04答案尊重审核组，提供必要的支持和协助；保持诚实和透明，不隐瞒问题。05问题三如何应对审核组提出的不符合项？06答案认真听取审核组的意见，分析原因并制定纠正措施；及时跟进并反馈纠正结果。常见问题解答

保持现场整洁和有序，以便审核组顺利进行现场观察。提供真实、完整的文件和记录，以便审核组准确评估管理体系的有效性。认真对待审核组提出的不符合项和建议，及时采取改进措施，提高管理体系的运行水平。注意事项提醒

审核报告编写与提交04

分析信息对收集到的信息进行整理、分类、分析，识别被审核方的管理体系的符合性、有效性和适宜性。收集信息收集被审核方的相关文件和记录，包括管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等，以及现场观察、面谈、问卷调查等得到的信息。编写报告根据分析结果，编写审核报告初稿，包括审核目的、范围、方法、发现的问题、结论和建议等。编写审核报告初稿

与被审核方沟通审核报告初稿的内容，确认发现的问题和事实，以及被审核方对审核结果的意见和看法。沟通内容可以采用面对面会议、电话会议、电子邮件等方式进行沟通，确保双方充分理解和确认审核结果。沟通方式对沟通过程进行记录，包括沟通时间、地点、参与人员、沟通内容和结果等，以便后续跟踪和处理。沟通记录与被审核方沟通确认

提交最终版审核报告报告格式按照组织或机构的要求，对审核报告进行排版和格式化，确保报告整洁、易读。报告内容对审核报告进行最终审查和修改，确保报告内容准确、客观、清晰，并提出可行的改进建议。提交方式将最终版审核报告提交给组织或机构的相关部门或人员，同时告知被审核方审核结果和后续跟踪计划。

制定后续跟踪计划，明确跟踪的目的、时间、方式和责任人等，确保审核结果得到有效落实和改进。跟踪计划跟踪实施跟踪记录按照跟踪计划的要求，对被审核方进行定期或不定期的跟踪检查，了解改进措施