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采购员与各部门有那几种协调关系?

曾玲生

采购员如何与公司内部各部门沟通协调互助配合的关系呢？采购部是公司生产材料需求的关键部门，是采购供应商品质保证一个重点作用的转折点，是成本控制核心点，是公司利益保障的保护者，是向外提供信息与从外部对内提供信息的一个窗口，也塑造良好的公司形象的传播者，采购员与公司内各部门之间协调关系归纳有以下几大关系：

与计划部门之协调关系

为了确保原料供应的稳定性，采购部门和计划部门需要经常交换资讯。计划部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商议价。而采购部门亦必须通知计划部门其所需要之购运时间、采购周期及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合，有利于做生产计划与出货的变更。

与管理部门之协调关系

采购部门对公司生产或商品成本之节省，能产生重大的贡献；对公司生产所需原料或销售部门商品之供应，亦会产生直接之影响。为了使采购功能有效发挥，公司管理当局应重视采购部门之横向联系，并应注意采购人员之专业训练及制定采购人员之行为规范等事宜。

与销售部门之协调关系

销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划之有效执行.销售部门研订产品之价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应提供充分之协助。销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯，以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯，提供给销售部门，以协助做好竞争策略之拟订工作。

为了互惠起见，公司在政策上，可要求供应商购买本公司之产品，在此项政策之执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。

与品管部门之协调关系

基本上，采购人员必须熟悉有关原料品质的标准与材料特性，以便从供应商处购买到适合公司使用的材料或物品。采购人员由于直接与供应商接触，能协助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商及供应商做品质的改善。

与制造部门之协调关系

采购部门提供制造部门所需之物料，二者关系密切，但是二者却有不同之立场。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。又，对于“自制”或“外包”之决定，制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异，此时应以成本分析结果及策略上考量因素，彼此以客观的态度，共商办法。

与技术部门之协调关系

技术部门于设计物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门之意见，而采购部门亦应根据市场情报，建议适当之规格标准。总之，两者必须密切协调。期能顺利进行采购。另外，为了建立标准化，以收大量采购之效益，技术部门应于设计前多征询采购部门之意见，以期尽量减少物料品种，在此方面。两者应密切协调，产生良好的互动关系。又在新产品之设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。目前对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使工程规格之设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或物品之机会。所以技术部门与采购部门必须加强联系与沟通，以保证产品品质。

与仓储部门之协调关系

大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需之空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。

与财务部门之协调关系

每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要作会计处理。财务部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料，例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、材料成本之计算、价差之绩效计算等。部门间紧密的协调与合作，通常可以从供应商获得折扣的机会，以及改善买卖关系。采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格