档案的整理与保管基本培训课件.pptx

档案的整理与保管基本培训课件

目录档案整理基本原则和流程档案保管技术与方法电子档案的管理与维护档案利用与服务常见问题与解决方案实际案例与分析

01档案整理基本原则和流程Chapter持档案的完整性尽可能不遗漏任何档案，确保所有文件和资料都得到整理和保存。尊重档案原始状态不随意改变档案的原始面貌，保持其真实性和可靠性。保持档案的连续性按照文件形成的时间顺序进行整理，确保档案之间的联系和完整性。方便利用在整理档案的过程中，应考虑如何方便查找和使用。档案整理基本原则

从各个部门或个人处收集需要整理的档案。为每份档案编制目录，以便查找。将整理好的档案存放在适当的场所，并采取必要的保护措施。根据档案的性质、内容、形成时间等因素，将档案进行分类。将档案装订成册，以保持其完整性。收集分类编目装订存储档案整理流程概述

按照一定的标准和方法，将档案分成不同的类别，以便于管理和查找。档案分类为每份档案编制唯一的编号，以便快速定位和查找。档案编号档案分类与编号

02档案保管技术与方法Chapter

将档案集中存放在指定的档案库房，由专人进行管理。集中保管原则分类保管制度定期检查制度根据档案的不同类型和内容，按照一定的分类标准进行划分，以便于管理和查找。对档案进行定期检查，以发现和解决可能出现的问题，如霉变、虫蛀等。030201档案保管原则与制度

通过控制档案库房的湿度和温度，防止档案受潮和霉变。防潮防霉技术采取物理或化学方法，如使用杀虫剂、捕鼠器等，防止虫蛀和鼠害。防虫防鼠技术安装火灾报警器、防盗门等设备，确保档案安全。防火防盗技术档案保管技术

档案柜将档案分类摆放在档案柜中，便于查找和管理。除湿机、空调等设备提供必要的设备，以调节和控制档案库房的湿度和温度。档案库房提供专门的档案库房，用于集中存放档案。档案保管设施与设备

严格控制档案库房出入人员，确保只有授权人员才能进入。对档案进行定期清点和检查，确保档案数量完整、内容安全。采取加密措施，对重要档案进行加密处理，防止信息泄露。档案保管安全与保密

03电子档案的管理与维护Chapter

01存储空间小，易于携带020304可随时随地查阅，不受时间地点限制易于传递和分享，方便协作支持多媒体信息，表现形式丰富电子档案的特性与优势

建立电子档案分类方案对电子档案进行命名和编号选择合适的存储介质和存储方式定期对电子档案进行备子档案的整理与存储

使用可信赖的备份软件进行备份在遇到问题时进行数据恢复对备份数据进行验证和测试对恢复数据进行再次验证和测试电子档案的备份与恢复

对电子档案进行加密处理设置电子档案的访问权限防范网络攻击和病毒入侵对电子档案进行定期检查和维子档案的安全与保密

04档案利用与服务Chapter

032.限制利用对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要敏感信息的档案，应限制其利用。01档案利用原则为保障档案的安全与保密，需遵守相关法律法规，如《档案法》、《保密法》等。在提供档案利用时，应坚持以下原则021.优先满足正当需求档案利用应优先满足学术研究、工作查考、公民个人合理利用等正当需求。档案利用原则与方法

原件保护：在提供利用时，应尽量提供档案原件或复制件，避免对原件造成损坏。档案利用原则与方法

011.现场查阅：在档案馆（室）现场查阅档案，需进行登记并遵守相关规定。2.电话咨询：通过电话咨询档案相关问题，了解查找方式、借阅规定等。3.网络查询：通过档案馆（室）官方网站或其他合法途径进行在线查询。档案利用方法020304档案利用原则与方法

档案服务类型1.阅览服务：在档案馆（室）内提供阅览室或阅读机，方便公众查阅档案。2.复制服务：为满足特定需求，提供档案复制件，如复印件、缩微胶片、数字化文件等。档案服务类型与方式

咨询服务：为咨询者提供有关档案业务、档案内容、档案检索等方面的咨询。档案服务类型与方式

档案服务方式2.在线服务：通过档案馆（室）官方网站或其他合法途径提供在线服务，如在线查询、数字档案资源共享等。3.定向服务：针对特定用户或特定需求，提供专门的服务，如为学术研究提供专题服务等。1.到馆服务：公众需到档案馆（室）现场办理借阅、查询等业务。档案服务类型与方式

查询程序1.到档案馆（室）现场办理查询登记手续。2.提供查询目的和相关证明材料。档案查询与借阅程序

工作人员审核并办理查询手续。档案查询与借阅程序

01借阅程序021.到档案馆（室）现场办理借阅手续。032.提供身份证明和借阅证件。043.借阅人员需遵守档案馆（室）的相关规定和借阅期限。档案查询与借阅程序

复制要求：在复制档案时，需遵守以下要求1.复制内容应符合国家法律法规和社会公共利益。2.复制应尊重原档案的真实性和完整性。档案复