物业公司档案室管理制度.docxVIP

物业公司档案室管理制度 1. 管理目标 为了保护公司及客户信息的安全和保密性，确保业务资料的完整性和可靠性，本管理制度旨在规范物业公司档案室的管理工作，贯彻公司信息安全管理理念，实现对公司档案的有效管理和保护。 2. 管理范围 本管理制度适用于物业公司所有档案室的管理工作。 3. 档案管理流程 3.1 档案申请 客户向公司提出档案请求，或公司内部部门向档案室负责人提出请求，需填写《档案借阅申请表》，并经过公司主管领导审批； 档案室负责人核对后，将档案移交给客户(如有必要，可通过公司邮寄或快递服务提供支持)。 3.2 档案归档 档案室负责人将新档案归档，并在《档案目录表》上登记； 归档时，需按照档案类别、编号、名称等规定，定期分类存放。不同级别和保密等级的档案，需放置在对应保管柜内，并严格执行保密制度。 3.3 档案借阅 客户或公司内部部门向档案室负责人提出档案请求，需填写《档案借阅申请表》并经过公司主管领导审批； 档案室负责人核对借阅资格后，将档案移交给客户(如有必要，可通过公司邮寄或快递服务提供支持)。 3.4 档案归还 客户将已借阅档案归还，档案室负责人核对档案完整，并在《档案目录表》上登记档案存档情况。如发现档案缺失、损坏等情况，需及时通知借阅人并进行处理。 4. 档案管理规定 4.1 档案分类 按照档案类别、文件编号、名称等规定进行分类归档，同时按照文件保密级别，使用各自的保密柜进行存储。档案管理分类汇总如下： 政务类档案：对外公开档案，不需要保密； 法务类档案：需要保证敏感信息的安全性，需加入保密柜； 行政类档案：普通档案，不需要保密； 客户合同档案：需要保证敏感信息的安全性，需加入保密柜； 其他类档案：上述类别未包含的档案类型。 4.2 档案借阅 档案室负责人需核实借阅人身份，并记录借阅人、借阅时间、借阅档案等相关信息； 档案室负责人应加强对档案的保管和监管，确保不被损坏、泄露和遗失； 在借阅完成后，时限到达后，档案室负责人需要及时通知客户归还档案。 4.3 档案管理 对于敏感档案或需要长期保管的档案，档案室应采取物理隔离和电子备份两种手段进行双重备份管理； 对于有保密要求的档案，应将其相关信息进行脱密处理； 档案室内部应设立醒目的安全提示牌，提示禁止吸烟、饮食，禁止带凶器等外来物品进入档案室。 5. 档案遗失和损坏处置 当档案出现遗失和损坏情况时，需要采取以下处置措施： 立即通知责任人和主管领导，并制定应急措施； 初步查明遗失或损坏原因，同时进行搜索等必要措施； 将调查结果整理并上报主管领导，并启动追踪、调查和核实的程序。 对于追踪无法找回的档案，必须及时上报并记录事故遗失。对于因管理不当等原因造成的遗失和损坏，必须追究责任。 6. 总结 本管理制度旨在规范物业公司档案室的管理工作，确保业务资料的完整性和可靠性，对档案的归档、借阅、归还等过程进行标准化操作，从而保护公司及客户的信息安全。所有涉及档案的工作都必须全程遵照本制度执行，确保档案室的管理工作高效、透明、合规。