医院档案管理的弊端及对策和长效机制的建立.doc

PAGE PAGE 2 医院档案管理的弊端及对策 和长效机制的建立 医院档案是各级医疗卫生单位日常业务活动的真实记录，是医院宝贵的物质财富，是回顾过去、开创未来的重要资料依据。因此，加强医院档案管理工作对医院日常工作的开展和事业的发展都有着重要的现实意义和深远的历史意义。 1 目前大部分医院档案管理存在的弊端 （一）医院档案管理与医疗、教学、科研都有着紧密的联系，互相之间不可分割。加强医院档案管理工作，提高各级领导对档案工作重要性的认识，是做好医院档案工作的前提和保证。争取领导重视，明确主导思想，建立符合医院实际需要的健全的档案管理机构，机构的设置要有利于档案工作。在此基础上集中统 一管理，建立健全工作制度，将医院档案管理纳入医院整体管理系统之中。将档案工作的内容纳入到各级领导干部的岗位责任制，将档案材料的规范化、收集的及时性等作为个人年度考核、升职、评优、评先等条件之一，以提高归档工作的质量和效率。 利用档案管理工作协调网，加强宣传工作，从领导到医院全体医务人员都认识到档案的潜在价值以及档案信息带来的社会效益和经济效益，明确医院档案是“取之于我，用之于我，功在医院，利在个人”，增强全院职工档案意识，给收集归档工作创造良好的环境。同时档案人员也要熟悉医院档案材料的运行规律，掌握各种线索，循序渐进，广泛收集，为医院档案实行集中统一管理打好基础。 （二）医疗单位存在大多数中层干部对档案管理意识不强的问题，不注重留取和移交本部门的档案资料；档案管理人员大多不是档案专业出身，业务知识匮乏，有的档案人员还身兼医院其他工作，档案管理精力达不到要求，再加上档案室岗位人员不固定，经常轮转，人员的专业知识和相关专业知识都比较欠缺。 （三）医疗单位多数办公用房都为临床用房，行政科室办公用房普遍紧张，档案室面积多数不达标。此外，由于重视不够，档案管理投入设备相对陈旧，计算机功能仅能实现保存和检索资料信息作用，难以实现整个医脘档案信息有效开发和共享功效。 （四）医院档案收集整理存在许多问题。还有医院档案的收集与编研是相辅相成的，只收集不编研就会 形成杂乱无章的材料堆，用时非常麻烦。因此，必须强化档案的编研工作，将所收集的档案资料分类整理，按类别归档，并标明出处、时间和类别。另外要突出重点，将重要档案资料重点保管，使档案服务对象明确，针对性强，真正发挥档案在医院发展 中的引导作用。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会[1]。 （五）目前多数医疗单位的档案管理并没有结合自身特点和需求体现出医院档案管理的特殊性，且大部分医院只注重收集和整理，而忽略了信息资源的开发和利用，不能充分体现医院档案管理的价值所在。 2 医院档案管理对策 （一）人员对策医疗单位应通过会议、培训、参观学习等 多种形式来宣传呼吁档案工作的重要性，提高全员档案管理意识。同时，要重视档案人员的专业技术培养，不断提高档案队伍业务水平。可将档案管理纳人年终的目标考核，凡是归档不达标的科室要予以扣罚绩效奖励。 档案工作是文化水平、专业知识要求较{的一门技术性工作。为了确保档案管理质量，档案管理人员必须要有高度的工 作责任感；要具有一定的科学技术、文化知识水平和管理能力；要全面掌握档案专业知识，熟悉相关专业技术知识。因此，加强档案人员培训，提高档案管理人员自身素质是提高档案管理质 量的保证。可以采取在职自学、短期培训、函授学习、外出进修、院校培养等多种方式，还可以邀请档案专家来医院指导讲课，组 织档案员到先进单位参观学习，努力提{管理人员的业务水平，使档案管理人员的整体素质和工作能力不断提{，为医院档案 管理打下扎实的基础。 （二）要加强档案管理的设备投人，配备必要的 档案装备和工具，按照实际需要建造独立档案室，确保室内 温湿度达标，采用防磁柜、密集柜等保存档案，更新档案管 理工具，提{管理技术，应用现代化信息技术，设计和使用 符合医院实际的档案管理软件，并纳人医院办公自动化系统，确保档案信息安全。 （三）医疗单位应建立完善的档案管理制度，明确归档立卷要求，通过多种渠道扩大档案收集范围，确保档案资料收集的完整、准确和齐全。医院档案的性质和特点决定了材料的构成和形式不同于其 他档案。比如我院的个人档案在收集各种毕业证书、资格证书等材料时，应以复印件归档；而设备档案、基建档案和科研档案 则要求以原件归档。另外对调出或调人的人员，做到“档随人走，档如其人”，避免因档案转移不及时产生“有档无人，有人无档”现象，防止编造、篡改档案等行为。对新分配的人员，必须在 规定时间内建档，保证档案资料的延续性和完整性。档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行规定的档案制度，扩大档案