商场超市秘书事务处理规定.docxVIP

商场超市秘书事务处理规定 第一条 一般信件的处理 1.书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。秘书必须能写漂亮的信件。 2.信件只有一面时，在信封内再放入一张白纸更为妥帖。 信封的正面上方由左至右写收件人的邮政编码及地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“秘书”字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。右下方写寄信人地址及邮政编码，信封背面封口处通常写上“×”符号或“封”、“缄”等字。 3.信件内容要平易、准确，文字要正确、易读。 第二条 西文信件的处理 秘书到机要室发出西文信件时，应依照以下方法进行： 1.信纸和信封 一般采用白色，有时也可使用浅色调。 2.书信的结构 书信的结构分为书头（Heading）、起句（Opening）、正文（Body）、结句（End-ing）、收件人姓名（Address）和署名（Signature）六部分。 （1）书头（Heading）：将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间处。 （2）起句（Opening）：一般在信件开头写上“Dear××”。美式信件多采用My Dear等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。 （3）正文（Body）：直接写主要内容。 （4）结句（Ending）：在正文内容结束后写上Yours sincerely，Yours tuly，更亲切时可用Lovingly faithfully。对不认识的人通常用Yours faithfuly。 （5）收件人姓名（Address）：在社交用书信中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。而公务书信应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。 （6）署名（Signature）：署名要使用全称，以示正式和尊重。如Taro.Yamada，不可写为T.Yamada。 3.信封的写法信封的书写格式： （1）与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的偏中右偏下处。 （2）发信人的地址和姓名写在信封的左上角。 （3）用英文书写时，按姓名、地名、国名逐行顺序填写，地名、国名用大写字母书写。 另外，信封上还有一些常用词，比如转送（Please forward）、亲启（Private）、加急（Immediate）、把××转交（Kindly forwarded by Mr ××）等。 第三条 祝词及礼仪信件的处理 秘书经常要为各种各样的典礼、仪式写祝词。祝词的要领是简短，但重要的内容不能遗忘。公司备有祝词礼仪大全，秘书可增删后使用。 第四条 邮寄物品的处理 秘书必须了解有关邮寄物品如信件、包裹的常识。 1.普通邮件 （1）第一种邮件（信件）： ①定形邮件：重量分25克和50克，邮寄费用不等。 ②不定型邮件：费用分为几档：50克、50～100克、100～250克、250～500克、1 千克、2千克、3千克、4千克。 ③简便信件。 （2）第二种邮件（明信片）： ①明信片××元。 ②贺年卡××元。 ③往返明信片××元。 ④小盒明信片××元。 （3）第三种邮件：包括通报、公报、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件，等等。 （4）第四种邮件（免封装邮件）： ①函授教育资料。 ②盲文邮件（免费）。 2.特殊邮件 （1）挂号信：包括现金、非现金、简单挂号等邮寄形式。 （2）快递：按重量收取不同费用。 第五条 旅行安排 秘书必须为经理做好旅程安排及购买车票等工作。 1.旅行日程 应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。 2.购买票据 购买票据时应注意下列事项： （1）经理出行时使用的各种交通工具的票据，应提前预订。 （2）购来票据的车次、航班班次及始发、到站时间等要记下来，以便与迎接的单位取得联系。 （3）对常用的飞机航班和火车发、到时刻应事先准备一张表。 第六条 就餐礼仪 1.就餐时不要出声音，喝汤时不能吸，饭后最好不当众使用牙签。 2.西餐餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀、叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。 第七条 服饰要求 1.服饰必须清洁整齐，不能染上脏物。对女秘书来说，重要的是表现内在美，提高修养。有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。 2.在公司时穿着不应过于漂亮。 3.注意在以下场合的服饰要求：散步时不要戴耳饰;参加宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。 4.在服饰的色彩搭配方面，要考虑全身色调的和谐。