外贸函电第二版-Unit_01_英文商务信函写作的基本知识-全文可读.pptx

1。掌握外贸常规流程：业务关系建立资信调查询盘及回复报价和发盘还盘和接受--销售促销订单及其履行信用证其他支付方式包装保险装运索赔与理赔贸易方式2。牢记重点内容：一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式；二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。学习建议1 Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters英文商务信函写作的基本知识2 1.1 Introduction（简介）目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。3 1.2 Requirements for Business Letter Writers（商务信函的写作要求）要写成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：精通英语（Good command of English）通晓外贸理论和实务（Knowledge of business theory and practice）通晓术语（Knowledge of technical terms）通晓人的心理（Knowledge of psychology）熟悉推销艺术（Skills in salesmanship）4 1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters（英文商务信函写作七原则）57C原则清楚（Clarity）简洁（Conciseness） 正确（Correctness）具体（Concreteness） 礼貌（Courtesy）体谅（Consideration） 完整（Completeness） 1. 清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。例如：As to the steamers sailing from Shanghai to San Francis we have bimonthly direct services.此处bimonthly可以是twice a month (一月两次地) 或者 once two month (隔月地)，存在歧义，应改为：We have two direct sailings every month from Shanghai to San Francisco.或We have semimonthly direct sailing from Shanghai to San Francisco.6 2. 简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。例如：将We need to act on the suggestions that our customers offer us改为We need to act on customer suggestions就简洁了。7 3. 正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。例如：My visit with the outside sales rep showed me tha your schedule can change quickly.此处your schedule显并非一定为读者的schedule，不妨改为：My visit with the outside sales rep showed that schedules can change quickly.再例如，The goods supplied are exactly equal to the samples应改为The goods supplied are similar in qualit to the sample，这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷，毕竟交付的货物无法与样品一模一样。8 4. 具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5. 礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。例如：Thank you for your corporation适用于上司对下属，如用于下属对上司就不礼貌。9 6. 体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7. 完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。例如：Our