印章管理规定.docx

XX公司化学建材有限公司 印章管理规定 为使公司及各部门印章的使用与管理更规范化、制度化，有效躲避企 业风险，保护公司利益，根绝违纪行为发生，明确印章使用程序和范围， 特拟订本规定。 一、印章种类 1、公司章：公司公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章； 2、公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）； 3、部门章：公司内部各职能部门印章。 二、印章的管理 1、公司章和法人代表章为重要印章。 2、重要印章的管理原则是：“分开保留，专人管理”。印章保留人应 保证印章的安全，印章使用应经严格的审批手续。各种印章的保留详细责 任人： A公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）由财务部负责人保留； 公司公章、合同专用章由行政部门负责人保留； 公司财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保留（支票由出纳保留）； 各职能部门印章由各部门负责人保留。 3、印章保留人出差或休假时，须另行指定人员代管，公司章一定报 公司领导赞同，部门章一定报分管领导赞同。 4、印章保留人若有工作改动，应在公司领导在场状况下办理交接手 续，并由行政部门做好交接记录和存案登记。 5、印章应妥当保留，如不慎破坏或丢失，应在第一时间按程序报批， 并提交行政部门进行改换及声时作废。 三、使用印章的程序与规定 （一）公司印章使用程序 1、各部室需使用公司印章时，盖印申请人一定填写《印章申用审批 表》。 2、盖印申请人填写《印章申用审批表》后，连同所需盖印的文件样 张交其部门负责人签注建议，报部门分管领导审察。 3、分管领导签注审察建议后，盖印申请人将《印章申用审批表》和 需盖印文件样张报公司领导审批。 4、公司印章使用审批流程：经办人办理印章使用申请→部门负责人 签注建议→分管领导审察→公司领导审批→保留人盖印并存案登记。 （二）部门印章使用程序 1、各部室需使用部门印章时，盖印申请人一定填写《印章申用审批 表》。 2、盖印申请人填写《印章申用审批表》后，连同所需盖印的文件样 张交其部门负责人签注建议，报部门分管领导审批。 有关部门使用部门印章审批流程：经办人办理印章使用申请→部门负 责人签注建议→会签部门签注建议（无则跳过此步骤）→分管领导审批→ 保留人盖印并存案登记。 （三）全部波及营销事务的盖印，一致由营销部门审批办理手续。 营销事务盖印审批流程：营销管理部办理印章使用申请→营销管理部 负责人署名→营销部门分管领导审察→公司领导审批→保留人盖印并备 案登记。 达成了上述的审察、审批程序此后，可交印章保留人盖印。盖印时印 章保留人应认真查对审批表与文件样张内容一致性，经查对无误后，加盖 相应的印章。同时将文件样张复印件与《印章申用审批表》编号一并存档 备查。 （四）印章使用规定： 1、需法人代表或拜托代理人署名的各种合同和公司各种公函一定有 公司领导或分管领导在其正本上署名，方可盖印。 2、各种财务报表、公司制式营销合同和职工劳动合同、产品价钱表、 营销标书、公司各种证照复印件、职工身份证复印件及票据可不备样张； 其余文件一定留样存档。 3、两页以上的文件或合同文本一定加盖骑缝章。 4、《印章申用审批表》填写不规范和有疑问，印章保留人有权不盖印。 5、印章使用完后，保留人应填写《印章使用台账》，作详尽存案登记， 台账内容：使用日期、申请盖印文件名、文件号、文件数目、申办部门、 经办人审批领导等。 6、经报OA办公系统审批的文件，由电子章保留部门负责人确认后方 可加盖电子章，其盖电子章的文件一定与最后审批文件内容保持一致。同 时，盖好电子章的文件应变换为PDF格式后再发文。 7、印章保留人在盖印时注意，盖印地点为文件正文部分。严禁在空 白纸张、空白介绍信、空白票据及其余空白格式文件上盖印，盖印文件内 容一定为正式的文件或图片。 8、财务部保留的财务专用章与发票专用章，只合用于财务收付款项、 发票开具及有关财务业务时使用，使用的有关审批手续按财务管理制度执 行。 9、公司原则上不得携带印章出门办理业务。如确需则应填写《公司 印章外借审批表》，借用人填好审批表，写明借用印章的种类、原因、期 限等内容。经分管领导审察和公司领导赞同后，印章方可外带。用完后及 时交还印章保留人并做好借还记录。 公司公章和公司法人代表章，原则上不得寄存在同一人手中携带外 出，特别状况需带出的需报请公司领导赞同，由行政部门安排人员与使用 部门人员同时带出，印章由管理部门人员保留。印章带出在外使用的范围 仅限于预先审批的用途，不得它用。公章带出时期，责任人只可将公章用 于申请事由，并对公章的使用担当全部责任。一旦发现公章挪作它用，公 司将追查法律责任。 公司公章外借审批流程：经办人办理印章外借使用申请→部门负责人 签注建议→分管领导审察→公司领导审批→行政部门委派行政人员携带 公司公章与申请部门一起出