资料室管理制度.docx

资料室管理规定 为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反应公司经 营管理各项活动的历史记录，保护公司的合法权益，并为此后决议科 学化供给依照，特拟订本规定，各部门、项目部一定按本规定认真做 好资料管理工作。 一、资料归档范围： 本规定所指的资料是指过去和此刻的公司各级部门和职工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各样文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书本、证件等不一样形式的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，依照资料性质予以采集、分类、归档。 1．市场部：①资格预审文件；②招标文件，即招标办、甲方发放 的全部纸质文件和电子版文件；③招标文件，即设计方案、设计说明、 深入设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计成效图、技术 标、综合标电子文档。 2、估算部：①项目多媒体互动软件的招标文件（商务标）；②项 目的全部设计文件、图纸、说明书等；③招标答疑文件a自己公司提 出的b代理公司或甲方回答；资料齐备、正确后，于五日内到资料室 登记存档。 3．工程部：①各项目工程中标通知书；②工程的施工合同；③承 包协议；④管理施工、完工查收等方面的的资料及外购设施仪器的随 箱全套资料，由拆箱负责人采集齐备，实时移交公司资料管理员，统 一保存。 4．办公室：公司管理机构形成的各样规章、制度、会议、决议、 会议纪要、申请、批复、通告、报告、通知、函等，以及各种外来文 件等。 二、资料归档制度： 1．本公司资料面广量大，项目部分别，为了保证资料的质量和有 利于查阅，故推行一致领导，分级管理。公司资料管原因办公室设置 专管岗位，一致采集，分类归档。公司各部门及项目部一定指定专人 负责（各项目部由资料员负责），由于他们熟习文件资料的形成过程、 内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有益。各部门及个 人原则上不保存任何资料，如的确需要备用的可保存复印件，各部门 把指派人员名单上报办公室，此后代员若有改换请实时通知。 2．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、累积、整理和归 档工作，在每一工程项目从招标、招标、施工、完工工作告一段落之 后，应归档的工程资料一定归档，没有完好、正确的资料归档不算完 成任务。 3．市场部每接到一个新的中标项目，需向胡副总、工程部、办公 室三个部门下发中标项目内部通知单，以备各个部门实时准备相应的 资料。 4．归档的文件资料，要做到齐备、完好、正确。文字资料一定字 迹清楚，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，不然资料管理人员不予接收。项目工程类归档一定包含以下内容： ①资格预审文件 ②招标文件、图纸 ④招标答疑：a自己公司提出的；b代理公司或甲方回答 ⑤招标文件（电子档或纸质文件） ⑥工程中标通知书 ⑦工程施工合同 ⑧承包协议 ⑨工程完工查收单及存案 工程获奖证书由办公室印章管理员归档，不放入资料室。 6．资料归档的时间：办公室指派专人负责平常的资料保存和整理，每个月对公司资料室进行归档操作。各工程项目在施工中形成的资料在 单位工程完工后两个月内由资料员对公司资料室进行归档操作。 7．文件资料归档时，应由归档部门编制《资料归档清单》，记录 文件资料能否完好。若出缺失，实时向该项负责人催讨。 8．挂靠项目部资料一定归档，资料不归档，财务不支付工程决算 款。 三、保存限期： 1．永远保存：公司证照；各级批文；印鉴；单位工程竣薪资料； 公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所 有权状及其余债权凭据；人力资源资料；大型活动图片、音像资料； 其余审定须永远保存的文书。 2．十五年保存：会计凭据；其余经审定须十五年保存的文书。(其 它财务资料的保存限期按国家有关规定履行) 3．五年保存：期满或排除的合同协议；结束后的项目一般方案、 资料；其余经审定须保存五年的文书。 4．一年保存：部门工作计划及工作总结；结束后的部门恳求报告； 结束后无长久保存必需文书。 5．全部文件期满销毁后一定保存电子档文件。 四、借阅： 1．一般资料借用：公司内部人员借用资料，都一定填写借用登记 表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、送还时间，并经借用人 署名确认。 2．受控资料借用：公司内部人员借用受控资料，须经总经理同意 后方可办理借用手续。 3．外面人员借用：公司外面人员借用本公司资料均须经过总经理 同意方可借用。 4．送还：借用者准时送还借用资料，若到期未还，资料管理员必 须实时予以催讨，并于资料送还时认真检查资料能否完好，若发生丢 失、泄密或其余破坏行为由借用者担当责任，视情节轻重予以办理。 五、销毁： 任何部门或个人非经同意无权任意销毁公司资料；保存期满的资 料，经有关部门审查，报总经理同意赐予销毁，由审查人及经办人签 字确认以备后查。