行政前台岗位职责说明书.doc

行政前台岗位职责说明书 岗位名称 行政前台 所属部门 行政人力资源部 文件编号 版本 文件名称 行政前台岗位职责说明书 页数 2 直接上级岗位 行政人力资源部经理 直接下级岗位 无 负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户岗位核心价值 及员工提供前台服务与后台支持 工作职责与结果 一级职责 二级职责 工作内容 1. 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无 关人员进入前台范围 2. 熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用 语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时 准确;接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师 办公区域卫生 及接待工作 3. 对来访客人做好接待、引导，及时通知被访人员。对无关人员、上门 推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室，来访 客人的接待 4. 为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《职位申请表》，并及时将 相应信息上报到公司行政人事部 1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放 及领用，建立办公用品管理台账，保证账、物相符，办公用品预算编写 办公用品管理 工作 2、不定时检查用品库存，及时申请采购，做好办公用品预算和后勤保障工 作 前台本职1、 律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册 工作及行2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，政相关工通知人力资源办理手续 作 3、为律师及本所员工印制名片;将需要者的资料提供给名片公司，联系当 事人核实名片资料，为其保管印制好的名片 4、 为律师扫描文件，并发其邮箱;为律师保管来访者送来的文件及礼品 打印及办理相 关手续 5、 .为律师定火车票、飞机票;为律师装订结案档案 6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理;合理的为律师推掉不需要 的来访电话及来访者 7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出 差登记，资料存档 8、会议通知，临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点 1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财 各种费用统计务 及报表 2、 每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表， 递交财务 with the contract, pay the loan, and agencies at all levels and should be brought to the Bank the right to institutions (risk management Department) approval are held accountable for breach of contract. Business marketing, credit risk management bodies (departments) and their staff should collect personal customer information through various channels, such as work, family of the borrower, and other major events, inward (MS) delay 3、 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用。做出详细的 表格。半年向财务递交一次 4、 废品的收集，将可回收的物品(如废纸)收集，定期的通知收废品的 人回收，将钱交给财务 1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作;收发快件及普通信件，并妥善 保管做好收、发记录;收到的快件及时通知律师。没有联系上的律师记录档案及信件的 下来，随时联系。保留发快递的底单，方便律师跟踪查询 管理 2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师 3、 下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门 4、 设施损坏上报，大厦的设施及时通知物业维修 其它 5、 及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应 6、完成上级领导安排的其它工作 1. 当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用:“您 好”、“欢迎您”、“请问。。。”、“请稍后”等文明礼貌用语。 耐心倾听来客的来意，并根据来客的需求给予礼貌的帮助 2. 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。不能准 确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。 3. 客人离开时，应使用:“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼 貌用语。 岗位职业4. 在接听来电时，应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助,”工作规范 行为禁区 接听电话时必须