药企实验室电子数据与审计追踪审核管理规程.pdf

药企实验室电子数据与审计追踪审核管理规程 . 质量管理规程 [文件名] 实验室电子数据与系统活动日志审核管理规程 编制部门：质量部 颁发部门：质量部 起草（修订）人 日期 文件编号和版本号 编制部门审核人 日期 原文件编号和版本号 质量部门审核人 日期 页 码 1/3 批准人 日期 生效日期 分发单位：质量部 目 的：建立实验室电子数据与系统活动日志的管理规程，确保所产生的电子数据与系 统活动日志都得到审核和评估。 范 围：适用于检验中心计算机化系统检验仪器产生的电子数据及相应的纸质记录、 仪器审计追踪活动日志。 责任人：质量部负责人、质量部(QC)副经理、检验主管、检验员 责任人职责 1.质量部负责人：督促检查本规程的执行情况，可有因或临时发起审核指令。 2.质量部副经理：分配检查人执行电子数据和审计追踪的审核；对纠正和预防措施进 行批准；批准审核结果在审核表单上签名和标注日期。 药企实验室电子数据与审计追踪审核管理规程 . 内 容 1.定义 1.1 电子数据：指文字、图、数据、声音、图标或其他数字形式信息的任何组合，其创 建、修订、保存、归档、撷取或分发由计算机系统管制。 1.2 审计追踪：安全的、计算机产生的、有时间印记的电子记录，依据该记录，可以重 建作业者进行创建、修订或删除电子记录等系统活动的事件过程。 1.3 计算机化系统：包含硬件、软件、外围装置、人员及管理规程。 2.审核频次 检验主管定期审查每个系统的电子记录和系统活动日志，频次为每月一次。 质量负责人可根据系统复杂性、既定用途或其它需要，可以增加审核频率。 3.审核目标 液相色谱、气相色谱、原子吸收分光光度计、红外光谱、紫外分光光度计 所产生的电子数据。 4.审核方式 每个自然月对仪器操作使用人员全覆盖，采取随机抽查部分数据的方式， 每人每月抽查自上次审查之后生成的 2 个批次数据，如当月该操作员生成数据少于 2 个批 次的则全部抽查。含盖设备包括色谱类与光谱类。必要时也可以按人员、产品、物料或仪器 类型等，有针对性的抽查或全面查验审核。 5.审核内容 电子数据审核和系统活动日志审核。表格见附件。 6.电子数据审核 药企实验室电子数据与审计追踪审核管理规程 . 6.4 审核同一产品或物料有无复测的情况，如有应当有相应的处理记录并得到的批准。 6.5 应当有相应的备份数据，并且完整可读取。 7.审计追踪系统活动日志的审核 7.1 审计追踪是否处于开启状态。 7.2 没有删除数据等异常现象。 7.3 系统时间是否锁定不可修改。 7.4 审核仪器启用时间与仪器使用记录登记日期是否一致。 7.5 审核系统活动日志中记录的用户与仪器使用登记用户是否一致。 7.6 审核所调取的批次在系统活动日志中所产生的全部信息，查看设备硬件或软件警告 或错误的相关信息，如有是否有处理记录并得到批准。 8.审核人记录审核过程中发现的问题和依据该问题执行的调查，如有必要，提起偏差调 查，并在审查记录中记录偏差调查的编号。 9.审核人完成 “电子记录和审计追踪审核记录