浅谈电子档案给档案管理带来的新挑战-《中小企业管理与科技·上旬刊》(2015年3期).docx

龙源版权所有 浅谈电子档案给档案管理带来的新挑战作者：孟松波来源：《中小企业管理与科技·上旬刊》2015年第03期 摘要：传统的档案介质，主要是纸质的，而随着计算机互联网信息技术的广泛应用，在档案管理领域，电子档案越来越多。电子档案的管理和使用，相较于传统的纸质档案，有着比较明显的优势。本文在分析电子档案优势的基础上，着重论述了电子档案的广泛使用，给档案管理工作带来了新问题、新挑战。 关键词：电子档案 档案管理 新挑战 1电子档案与纸质档案相比的优越性 1.1 电子档案有利于提高档案管理工作的质量。档案管理，主要是为了满足档案信息使用者的查询的需要，传统的纸质档案，在相关信息的编制方面，存在很大的灵活性，一些信息的录入，在很大程度上依赖于档案管理者的个人理解。纸质档案的信息整理、分类等工作，比较耗时，需要较多的人力。而电子档案有着比较规范统一的标准，在档案信息的分类、整理、统计方面，可以借助于计算机档案管理软件，大大提高效率，节约人力成本。 1.2 电子档案有利于遗漏文件的查漏补缺。纸质的档案，在需要修改或者增添相关信息时，一般都需要把装订好的档案袋进行拆封，有的甚至需要重新编制档案，这个过程耗时费力。而在使用电子档案后，其相关信息的查漏补缺变得相当容易，档案信息的管理效率大大提高，并且节约了大量的管理成本。 1.3 电子档案更有利于文档的保密。同传统的纸质的档案相比，档案信息使用者，通过登录档案管理软件，输入自己的用户名和密码，即可查询所需要的信息，这个过程几乎不需要外人参与，这对于个人档案信息的保密是非常重要的，而若是通过纸质档案查询时，需要翻阅整个档案资料袋，并且需要档案管理人员的协助，这对于一些档案信息的保密，是不利的。 2 电子档案给档案管理带来的新挑战 2.1 对档案管理部门参与归档工作提出的新挑战。尽管同···试读结束