电子文件归档与电子档案管理办法.docx

电子文件归档与电子档案管理办法 　 第一章????总则 ? 第一条??为规范集团电子文件归档与电子档案管理，有效维护电子文件与电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，加强管理，提高利用效率，促进信息共享和利用，便于长期保存，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），制定本办法。 第二条??本办法规定了集团各部门、各单位具有保存价值电子文件的收集、整理、著录、移交归档与电子档案编目、管理和处置的一般方法。 （一）本办法中电子文件与电子档案管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持集中、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的原则。 ????（二）本办法下列用语的含义 1.电子文件：集团在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 2.归档：将具有凭证、查考和保存价值的电子文件及组件从计算机网络集中下载到可脱机保存的载体上，以便长期保管的过程。 3.逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件保管。 4.物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上进行保管。 5.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 6.组件：包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。 ??? 7.元数据：描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 8.真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。 9.完整性:?电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 ?????????? 10.可用性:电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。 11.电子档案管理系统:对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。 ? 第二章????机构与职责 ? 第三条 管理机构及职责。 （一）集团办公室是集团电子文件归档、电子档案管理工作的归口管理部门，按照统一管理、分级负责的原则，明确分管领导，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成部门按归档要求管理应归档电子文件；负责监督电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。 （二）集团各单位综合管理部门应将电子文件归档及电子档案管理纳入部门职责范围，建立电子文件归档及电子档案管理制度，确保其制度真实性、完整性和可用性。同时，负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。 （三）集团各相关部门及各单位要将电子文件的收集、整理、著录、归档、保管、利用纳入到公文处理程序和档案人员的岗位职责。档案部门对电子档案的形成全过程实行监控，保证管理工作的连续性。 （四）集团信息化部门负责依据标准建设集团综合办公平台系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子管理提供信息化支持。 ? 第三章????电子档案管理系统 ? 第四条??集团综合办公平台与电子档案管理系统。 （一）集团综合办公平台设置电子文件归档功能，按相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据，对已收集、积累的电子文件进行跟踪、审计。 （二）电子档案管理系统基本功能 1.应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能。 2.应具备电子档案管理功能，包括采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。 3.应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。 4.应具备各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号等功能。 （三）档案信息化基础设施 1.档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。 2.应配备电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。? 3.应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。 ? 第四章????电子文件管理 ? 第五条??电子文件归档范围。 （一）电子文件归档范围 1.反映集团职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件（包括内部编辑的书籍）及其元数据应收集、归档。 2.电子文件归档范围参照《XX集团有限公司档案管理规定》执行。 （二）电子文件元数据归档范围 1.应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。 2.文书类电子文件应归档元数据包括：题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、文件大小、文档创建程序等；发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、