秘书事务管理27办公用品管理.ppt

1.库存控制的作用 （1）减少资金占用 （2）充分利用空间 （3）监督物品使用 （4）保持充足库存 （5）及时发现缺损 （6）支持会计核算 2.库存控制参数 科学合理地控制库存，需要掌握以下三个参数： （1）最大库存量 （2）最小库存量 （3）再订货量 （1）最大库存量 最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 最大库存量的确定可以使资金不被过多地滞压在库存物品上，能够节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时得到利用。 最大库存量的确定要综合考虑费用、存储空间和保存期限等因素。 （2）最小库存量 最小库存量是为防止物品消耗断档影响组织正常运营而保存的该项物品的最小数量，当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。如果还未订货，则应向供应商紧急订货，以保证在最短的时间内购入所需物品。 （3）再订货量 再订货量也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量。 这个数字是由物品的平均使用量、物品交货时间的长短决定的，计算公式一般为： 重新订购线=日用量*供货期+最小库存量。 例如，每天需用半包A4复印纸，供货期为6天，最小库存量是10包，则重新订购线为0.5*6+10=13包。 3.库存控制卡 为了精确控制库存物品的数量，每一种物品都应建立一张“库存控制卡”，用以登记接收、发放和结余物品的情况，并使管理人员随时掌握物品的最大库存量、最小库存量和再订货量。 秘书在每次物品发放或接收时都要在这张卡片上登记，并记录该项库存的余额。 库存控制卡式样 库存参考号： 项目： 单位： 最大库存量： 最小库存量： 再订货量： 日期 接收 发放 余额 数量 发票号 供应商 数量 凭证号 领用者 库存参考号 给每一个库存项目的存放位置编制的号码，例如，C4，表示存放在C号橱柜的第4层搁板上。 项目 即每一种库存物品的详细名称，名称中应包括物品的规格、颜色和数量等内容。如A4型白色复印纸。 单位 指货物订购、存储和发放的基本单位，如盒、包、本等。 三、发放办公用品 （一）工作程序 （二）注意事项 （一）工作程序 秘书发放办公用品的工作程序主要包括三部分： 1.审核“物品领用申请表” 2.发放物品 3.更新库存记录 1.审核“物品领用申请表” 无论何人领取办公用品，都必须填写“物品领用申请表”，务必要填清楚领用物品的名称与数量。 申请表必须要有部门领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。 物品领用申请表 领用部门： 编号： 物品名称 单位 数量 备注 领用人： 主管审核： 发放人 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 2.发放物品 依据“物品领用申请表”中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中填写的内容一致，不得任意增加或减少。 3.更新库存记录 物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，要把“物品领用申请表”存档，作为发放办公用品的书面凭证。 （二）注意事项 1.专人发放 2.按时发放 3.凭单发放 4.规范发放 5.及时入账 6.灵活发放 4.规范发放 要根据工作需要和办公用品的使用规律制定相应的办公用品管理规范，按照相关规章制度发放办公用品，不舞弊，不徇私。 6.灵活发放 在办公用品资源有限的情况下，发放过程中要根据工作需要向重点部门倾斜，优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对客观上确实消耗比较大的部门也要给予支持。 四、采购办公用品 （一）选择供应商 （二）选择订购方式 （三）办理进货手续 （四）注意事项 （一）选择供应商 选择供应商时要在以下几方面对其进行比较： 1.价格和费用 2.质量和交货 3.服务和位置 4.安全和可靠性 1.价格和费用 首先应该考虑价格，比较不同供应商的要价。 供应商给出的价格会因某些情况而有水分，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、选择节假日促销时购买或将其指定为本单位唯一办公用品供货商等。 另外，还要考虑运输费、包装费等一些价格之外的费用。 ★绪论 ★事务01 ★事务02 ★事务03 ★事务04 ★事务05 ★事务06 ★事务07 ★事务08 ★事务09 ★事务10 ★事务11 ★事务12 ★事务13 ★事务14 ★事务15 ★