UFZSSUU采购管理用户手册.docx

北京英斯泰克视频技术有限公司 操作手册 手册名 称： 采购业务应用操 作手册 适用部 门： 采购部门、 多媒体部门 编写人 员： 项目组 编写日 期 2003年5月 16日 对 口 支 持 业 务 采购 部门 张 国 桢 业务问题、操作问题 多媒 体 董 欣 业务问题、操作问题 总 调 室 沈恒 业务问题、操作问题 技 术 财务 部 白 晓 宇 软件问题、错误提示 计算 机 网络、硬件、系统故障 目 录 一、 部门职责： 采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作 有： 1、 维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加， 加强供应商资源管理。 2、 及时录入、审核米购订单，为总调室安排生产提供 依据。 3、 及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时 送交到财务。 4、 准确掌握米购发票和米购入库单之间的对应 关系， 做好米购结算，确定米购成本 5、 及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优 化供应 商结构 6、 作好各种米购统计，需款分析，为决策层提 供分析 数据。 二、 部门岗位划分： 采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采 购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。 采购经理：对于采购订单的最终审核、对于账表查 询、供应商分析 质检员：检验所购的原材料质量，对不合格的通 知采 购人员作到货退回，对合格品出据质检 单；检验 公司产成品的质量情况，出据质检 单方可以进行 入库处理和发货处理。 总调室人员：内请购单录入审核、部分采购订单的录 入 三、 采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管 理模块可以对采购业务的全部流程进行管 理，提供请 购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购 流程 四、 英斯泰克采购管理系统业务处理流程 业号务|PU?001 I业称务I米购入库 间述 1S4 入广」米购』InK后W4入 一 讣入单购采 购部对? I 范围 相关岗 请购员 计划员 各购肩米二产录入詹购 層〈质I岸一崇韶 票财笛 —3罷骑或进爺昭 鬼鞠扌rf丫 〈购 普W隊拓奠和 診箪 申F zz- 一翟米一 采购助 理管员 申核请购单录 入米购订单 审 贅单到货单/录入 采购入库单 录入 录购录入库 审核 购销管理 系统列表系订单列表表查询采购到货表列表、采购 采购入库、列表、采购 7 7 、结4 分〈 ? -n 旦后 元 、眉的人 史系。 爸掘米处 「爵MW帶机 薔入以初扇王1 、为位 -sf 购化规以为 -蛊商采简、厲 站煲行2购段 采， 4 位If 为刘 內位购 」(* Is 以单 系统流程： 1、 总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等 因素进行规划运算，规划生成采购计 戈V。由总调、财务、总工进彳丁确认，审核完毕后，最 终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到 采购部 门。 2、 采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询 价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。 3、 采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完 毕后（具体手工审批流程参考公司相关 采购合同管理规 定），由总调在采购管理模块内 对采购订单进行审核。 4、 供应商材料送到后，由采购人员在采购管理 模块中添 置到货单通知单，进行打印，库房根据到货通知单，通 知质量检验人员进彳丁材料入库前 检验。 5、 质量检验人员对入库材料进行检验，检验合 格后填写 质检单；凭米购人员的到货通知单和质检单，库房记账 人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打 印（一式5联？财务、库房、总调、米购），库房管 理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓 库主管在系统内进行采购入库单审核。 6、 采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂 费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购 结算，同时 作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系 统自动记录为暂估结算。 五、部门日常业务系统处理： 5.1 ＞日常业务类型的界定： 采购类型分类：分为材料采购、商品采购、国外采购， 根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏 目内必须选择对应的采购类型， 从 以上3种分类中进行选择。 业务类型按照结算情况分为两种进行界定:普通采购 业务：无论付款方式是赊购还是现 结，如果采购的货 物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通 采购业务。具体操作见普通采购业务处理流程直运 采购：采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供 应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时 选择业务类型为：直运采 购。具体操作见直运采购业 务处理流程。因为两种处理方式的业务核算存在不 同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。 5.2、应明确的问题： 1 ?各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个 数，以已有的存货为例： 钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有